Customer Case – Toonen Reizen
So konnte Toonen Reizen die Bearbeitung von Ausgaben mit Pleo von Stunden auf Sekunden reduzieren
Die Herausforderung
Toonen Reizen ist ein niederländisches Reiseunternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden und einer Flotte von rund 30 Bussen, dessen Fahrer:innen diese jede Woche durch ganz Europa bewegen. Auf jeder Reise müssen dabei Kraftstoff, Maut, Parkgebühren, Mahlzeiten und Übernachtungen bezahlt werden. Viele Ausgaben also, die weit weg vom Büro stattfinden.
Buchhalterisch verbucht werden mussten sie früher durch ein aus zwei Personen bestehendes Finanzteam, zu dem auch Joey Mahulette, Finance Business Partner, gehört. Vor Pleo sah der Prozess so aus: Die Fahrer:innen fuhren mit einem Umschlag voller Bargeld los, kamen (im Idealfall) mit Belegen zurück und das Finanzteam arbeitete alles Weitere dann manuell ab.
Die Schwachstellen zeigten sich schnell:
100 Transaktionen. Eine lange Stunde Arbeit.
Jeder Beleg musste geprüft und manuell in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Rund 100 Transaktionen nahmen dabei nahezu eine Stunde in Anspruch. Bei laufenden Reisen und ständig neuen Belegen wurde diese Admin-Arbeit für das zweiköpfige Finanzteam schnell zur Belastung.
Briefumschläge mit Bargeld als „Kontrollsystem“
Die Fahrer:innen erhielten vor den Reisen Bargeld und kehrten dann mit dem Restgeld und Belegen zurück. Stimmten die Zahlen nicht, begann die Suche. Und wenn nach einer langen Europatour Belege fehlten, hieß es oft nur: „Das stimmt schon so, vertraut uns da ruhig.“
Transparenz mit mehreren Wochen Verspätung
Klarheit über die tatsächlichen Ausgaben gab es erst nach Reiseende. Das Finanzteam konnte also nicht in Echtzeit handeln, sondern nur im Nachhinein reagieren.
Fahrer:innen, die auch Buchhalter:innen sein mussten
Dass die Fahrer:innen Papierbelege in mehreren Ländern verwalten mussten – parallel zu ihrem eigentlichen Job – war ihnen gegenüber nicht fair. Und es funktionierte auch nicht.
Die Lösung
Ein Unternehmen, in dem viele Mitarbeitende ständig unterwegs sind, benötigt eine Lösung, die überall funktioniert – nicht nur am Schreibtisch. Genau das überzeugte Joey an Pleo: die Kombination aus hoher Benutzerfreundlichkeit für die Fahrer:innen und Echtzeitkontrolle für das Finanzteam.
„Fahrerinnen und Fahrer können jetzt mit der App Belege hochladen und wir sehen die Transaktion sofort. Das reduziert manuelle Arbeit und gibt uns deutlich mehr Transparenz rund um unsere Ausgaben.“
– Joey Mahulette, Finance Business Partner
Das Ergebnis
Die Verbesserungen machen sich deutlich bemerkbar – für das Finanzteam, für die Fahrer:innen und für das gesamte Unternehmen.
Manuelle Arbeit auf Sekunden reduziert
Das Finanzteam verbringt deutlich weniger Zeit mit Datenkorrekturen und Belegchaos und dafür mehr Zeit damit, Trends zu überwachen, ungewöhnliche Kosten zu hinterfragen und Ausgaben zu steuern, während die Reisen noch laufen.
Weniger fehlende Belege, bessere Compliance
Für die Fahrer:innen ist es ganz einfach, Belege per Foto hochzuladen. Deshalb machen sie es auch – und genau das macht für das Finanzteam den Unterschied.
Keine Überraschungen nach der Reise
Alle Transaktionen sind jetzt in Echtzeit sichtbar. Sieht etwas ungewöhnlich aus, kann das Team sofort darauf reagieren – nicht erst Wochen später.
Das Finanzteam macht wieder echte Finanzarbeit
Ohne Admin-Druck kann sich das Team nun darauf konzentrieren, Ausgabentrends zu überwachen, Muster zu analysieren und aktiv zu strategischen Geschäftsentscheidungen beizutragen.
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