Häufig gestellte Fragen*
*und Antworten versteht sich …
Die Basics
Pleo ist eine ganzheitliche Ausgabenlösung für Unternehmen, die transparentes, digitales und automatisiertes Management von Ausgaben bietet.
Pleo funktioniert für alle am Ausgaben- & Buchhaltungsprozess Beteiligten gleichermaßen – für Mitarbeiter:innen, wie für Buchhalter/Steuerberater:innen (extern oder intern) und für CFOs.
Die smarten Pleo-Firmenkarten (Commercial Cards von Mastercard) ermöglichen es Mitarbeiter:innen geschäftliche Ausgaben selbst zu tätigen, während Finanzteams dank individuell anpassbarer Ausgabenlimits volle Kontrolle und einen Echtzeitüberblick über alle Ausgaben erhalten.
Pleos einzigartiges Design gepaart mit intelligenter Technologie reduziert Administration, vereinfacht Buchhaltung und macht Reisekosten- sowie Spesenabrechnungen überflüssig.
Pleo funktioniert für Unternehmen aller Größen und Branchen. Was diese Unternehmen eint? Sie alle kennen die Herausforderungen der traditionellen Ausgabenverwaltung: gemeinsame Kreditkarten, verlorene Belege, Spesenabrechnungen und Erstattungen. Sie alle sind bereit, ihre Buchhaltung und ihre Ausgabenkultur aufs nächste Level zu bringen.
Pleo-Karten sind Commercial Cards, die von Mastercard ausgestellt werden. Das heißt, dass unsere Karten von mehr als 30 Millionen Händlern weltweit akzeptiert werden. Die Pleo-Plastikkarten können für Zahlungen in Geschäften und kontaktlose Transaktionen verwendet werden und verfügen über eine Chip- und Pin-Funktion. Die virtuellen Pleo-Karten können für Online-Einkäufe verwendet werden. Darüber hinaus können Sie Ihre Pleo-Karte mit Apple Pay und Google Pay nutzen.
Die Pleo-Karten können wie Kreditkarten zum Kauf von Waren oder zum Bezahlen von Dienstleistungen verwendet werden, mit dem einzigen Unterschied, dass Ihr Pleo-Konto über ausreichend Guthaben verfügen muss.
Mit Pleo erfassen Mitarbeiter:innen Belege mobil per App. Das System kategorisiert und kontiert Ausgaben automatisch auf Basis des bisherigen Verhaltens und macht manuelle Spesenabrechnungen somit überflüssig.
Pleo wurde 2015 in Kopenhagen von den Fintech-Veteranen Jeppe Rindom und Niccolo Perra gegründet, beide frühe Teammitglieder des dänischen Start-up-Erfolgs Tradeshift, mit jahrelanger Erfahrung im Aufbau erfolgreicher Finanzprodukte. Heute besteht das Pleo-Team aus über 600 Mitarbeiter:innen und hat sechs europäische Niederlassungen (London, Stockholm, Berlin, Lissabon, Madrid und Kopenhagen).
Pleo ist keine Bank. Wir sind eine Ausgabenlösung, die Unternehmen dabei hilft, Dinge zu bezahlen und gleichzeitig die Buchhaltung zu vereinfachen. Wie das funktioniert? Wir verbinden Ihr Pleo-Konto mit Ihrem Geschäftsbankkonto, damit Sie Ihr Pleo-Konto jederzeit mit Guthaben aufladen können.
Derzeit bieten wir keine Kredite an. Wir ziehen es aber definitiv für die Zukunft in Betracht.
Die gemeinsame Nutzung von Karten macht es unmöglich, die Ausgaben ordnungsgemäß nachzuverfolgen und erhöht das Betrugsrisiko. Genau aus diesem Grund haben wir unsere Ausgabenlösung so entwickelt, dass das Teilen von Karten nicht länger notwendig ist.
Sobald Sie sich bei Pleo angemeldet haben, können unsere virtuellen Karten sofort an jeden ausgegeben werden, der etwas online kaufen möchte. Mit individuell anpassbaren Ausgabenlimits stellen Sie sicher, dass dieses Vorgehen nicht Ihr Budget übersteigt.
Pleo nutzen
Ihr Pleo-Konto ist mit Ihrem Geschäftsbankkonto verbunden. Jedes Mal, wenn Sie Geld aufs Pleo-Konto übertragen, kommt dieses Geld ursprünglich von Ihrem Geschäftsbankkonto. Dabei geht dieses Geld aber nicht direkt an uns. Es geht zuerst an J.P. Morgan, oder an die Danske Bank für unsere Kunden in Dänemark und Schweden. Das bedeutet, dass weder wir – noch sonst jemand – direkten Zugriff auf Ihr Geld haben.
Pleo-Karten können weltweit bei über 30 Millionen Händlern benutzt werden, online und in Geschäften. Halten Sie einfach nach dem Mastercard-Akzeptanzzeichen Ausschau.
Oder nutzen Sie Ihre Pleo-Karte unkompliziert mit Apple Pay oder Google Pay.
Nein, die Idee hinter Pleo ist es, manuellen Spesenabrechnungen auf Nimmerwiedersehen zu sagen. Tätigen Sie eine Ausgabe mit Ihrer Pleo-Karte, erhalten Sie eine Sofortbenachrichtigung Ihrer mobilen Pleo-App. Wir haben hart dafür gearbeitet, die nächsten Schritte der Belegerfassung und der Kategorisierung der Ausgabe so reibungslos und automatisch wie möglich zu gestalten.
Als Admin können Sie alle Transaktionen in Echtzeit überwachen und sogar individuelle Benachrichtigungseinstellungen definieren, um sich nur bei bestimmten Einkäufen benachrichtigen zu lassen. Alle Transaktionen können direkt an Buchhaltungssysteme übertragen oder exportiert werden.
Ja, Pleo kann mit allen gängigen Buchhaltungssystemen verknüpft werden. Wir bieten direkte Schnittstellen zu DATEV, Lexoffice, Xero, Microsoft Dynamics 365 und vielen weiteren Systemen. Unser benutzerdefiniertes CSV-Exportformat funktioniert in allen anderen Fällen.
Mit unserer Schnittstelle zu DATEV synchronisieren Sie alle Unternehmensausgaben und Belege mit nur einem Klick. Auch Daten wie Kategorien, MwSt., Klassen, Kunden/Projekte und Notizen übertragen Sie automatisch (ganz ohne Verwendung von DATEV-Belegtransfer).
Unsere DATEV-Schnittstelle speist dabei Pleo-Daten direkt ins Kassenbuch in DATEV Unternehmen online ein. So sehen Sie auch in DATEV sämtliche Kontobewegungen der Pleo-Firmenkarte plus die dazugehörigen Belege.
Features
Fetch gleicht Rechnungsbelege in Ihrem Gmail-, Outlook- oder Microsoft 365-Posteingang mit der passenden Pleo-Ausgabe ab. Fetch erkennt Belege nicht nur dann, wenn sie in Ihrem E-Mail-Konto eintreffen, es spürt auch fehlende Belege des letzten Jahres auf und benachrichtigt Sie über jeden Fund. Keine Sorge: Pleo speichert Ihre E-Mails nicht und Fetch ruft nur Nachrichten ab, die Belege enthalten.
Nicht alle geschäftlichen Käufe lassen sich per Karte bezahlen, das wissen wir. Mit Pleo-Pocket behalten Sie deshalb den Überblick über wirklich alle Ausgaben, wie Bargeldausgaben, Spesen und Kilometer- und Verpflegungspauschalen. Sie müssen lediglich einige Details zur Ausgabe eingeben und Pleo kümmert sich um alles Weitere. Auch Rückerstattungen können so unkompliziert abgewickelt werden.
Assurance bietet eine zusätzliche Kontrolle über die Ausgaben Ihres Teams, ohne dass Sie mühsam jede einzelne Ausgabe genehmigen müssen. Lassen Sie sich einfach benachrichtigen, wenn eine Ausgabe einen bestimmten Betrag übersteigt und entscheiden Sie dann, ob Sie die Ausgabe genehmigen wollen oder nicht.
Sicherheit und Datenschutz
Jedes Mal, wenn Sie Geld auf Ihr Pleo-Konto übertragen, wird dieses Geld von Ihrem Geschäftsbankkonto abgezogen. Dabei geht das Geld aber nicht direkt an uns. Zunächst geht es an J.P. Morgan, oder an die Danske Bank für unsere Kunden in Dänemark und Schweden. Das bedeutet, dass weder wir – noch sonst jemand – direkten Zugriff auf Ihr Geld haben. Findet eine Transaktion mit einer Pleo-Karte statt, sucht Mastercard das Geld zur Deckung. Pleo holt sich dann den benötigten Bertrag von J.P. Morgan bzw. der Danske Bank.
J.P. Morgan und die Danske Bank gelten in den USA bzw. in Dänemark als systemrelevante Finanzinstitute. Das bedeutet, dass im Falle einer echten Katastrophe die Zentralbanken der jeweiligen Länder einspringen würden, um das Überleben dieser Institute zu sichern.
Zudem werden Ihre Transaktionen von einem separaten lizenzierten Unternehmen, Pleo Financial Services, abgewickelt, das von der FSA in Dänemark reguliert wird.
Alle Einkäufe bei Pleo werden von Algorithmen zur Betrugserkennung überwacht, die Ihre Karte im Falle verdächtiger Aktivitäten vorübergehend sperren. Sie werden über eine Push-Benachrichtigung oder E-Mail informiert, wenn Ihre Karte gesperrt wurde, zusammen mit Informationen über die verdächtige Transaktion. Wenn Sie die Transaktion erkennen, können Sie Ihre Karte über die Web-App freischalten.
Neben der Freischaltung der Karte können Sie Ihre Karte auch sofort über die mobile Pleo-App oder unsere Web-App sperren, wenn Ihnen eine verdächtige Transaktion auffällt. Im Falle eines Betrugs sind Sie durch unsere Mastercard Zero Liability Policy abgesichert.
Wir nehmen das Thema Sicherheit sehr ernst. Die Daten der Karteninhaber:innen sind durch die Bank-Standard-Datenverschlüsselung geschützt und in einem PCIDSS level-1 konformen Datenzentrum im EEA (European Economic Area) gespeichert. Alle Daten , die zwischen unseren Servern und dritten Parteien ausgetauscht werden, sind 2048-bit SSL verschlüsselt. Kartentransaktionsdaten werden via eines VPN-Tunnels an einen zertifizierten PCIDSS level-1 Prozessor übermittelt.
Das sind wir. Wir haben hart dafür gearbeitet, die höchsten Standards der Zahlungs- und Datensicherheit zu erfüllen, einschließlich der Payment Services Directive 2. Für bestehende Kunden bedeutet dies einige Änderungen in der Art und Weise, wie Sie sich bei Pleo anmelden.
Ja, Pleo ist GoBD konform.
Seit 2019 werden digitale Kopien von Belegen vom Finanzamt akzeptiert, so dass Sie Papierbelege nach Speicherung einer digitalen Kopie in Pleo tatsächlich wegwerfen können.
Mehr zum GoBD konformen Buchhalten erfahren Sie hier.
"Pleo war für uns ganz hilfreich, weil es eine Wachstumsbremse lockern half und weil es die Prozesse schneller, einfacher und digitaler machte."
Dr. Hariolf Wenzler YPOG
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