Utilizando Pleo - Toonen Reizen
Cómo Toonen Reizen redujo de horas a segundos el tiempo dedicado al procesamiento de gastos con Pleo
El reto
Toonen Reizen es una empresa holandesa de autocares turísticos con una flota de unos 30 autobuses y más de 50 empleados, incluidos conductores que recorren Europa cada semana. París, España, Italia… donde haga falta. En cada viaje, los conductores pagan combustible, peajes, aparcamiento, comida y alojamiento. Es mucho gasto, y todo muy lejos de la oficina.
Gestionarlo todo recaía en un departamento financiero de dos personas, una de las cuales es Joey Mahulette, Finance Business Partner. Antes de Pleo, el proceso era así: los conductores salían con un sobre de efectivo, volvían con los tickets (con suerte) y, a partir de ahí, Finanzas se encargaba de todo… manualmente.
Las grietas del sistema empezaron a hacerse evidentes muy pronto:
100 transacciones = una hora interminable
Cada recibo se comprobaba y se introducía manualmente en el programa de contabilidad. Registrar unas 100 transacciones llevaba casi una hora. Con viajes en marcha de forma constante, la carga administrativa recaía con fuerza sobre un departamento financiero de solo dos personas.
Sobres de dinero en efectivo como “sistema de control”
Los conductores recibían efectivo antes de los viajes y volvían con el dinero sobrante y los recibos. Cuando las cifras no cuadraban, comenzaba la investigación. Y cuando se perdían tickets en un viaje largo por Europa, a menudo se reducía a “tendrás que fiarte de nuestra palabra”.
Visibilidad que llegaba demasiadas semanas tarde
Los gastos solo estaban claros cuando los viajes habían terminado. Eso significaba que Finanzas no podía actuar en tiempo real, solo a posteriori.
Conductores haciendo de contables
Pedir a los conductores que llevaran el control de los tickets en papel a través de varios países, mientras hacían su trabajo real, no era justo para ellos y, además, no funcionaba.
La solución
Para una empresa en la que los empleados están en constante movimiento, la solución tenía que funcionar en cualquier lugar, no solo en un escritorio. Lo que convenció a Joey sobre Pleo fue precisamente eso: la combinación de simplicidad para los conductores y control en tiempo real para Finanzas.
“Ahora los conductores pueden cargar los tickets usando la aplicación y vemos la transacción al instante. Reduce el trabajo manual y nos da mucha mayor visibilidad del gasto.”
— Joey Mahulette, Finance Business Partner
Los resultados
El cambio ha sido real: para Finanzas, para los conductores y para el negocio.
Trabajo manual reducido a segundos
Ahora, el departamento financiero dedica mucho menos tiempo a corregir datos y a buscar tickets, y más tiempo a controlar tendencias, cuestionarse costes inusuales y guiar el gasto mientras los viajes siguen su curso.
Menos tickets perdidos, mejor cumplimiento de la normativa
Para los conductores es muy fácil hacer sencillamente una foto del recibo. Y eso se traduce en que realmente lo hagan, marcando toda la diferencia para el departamento financiero.
Sin sorpresas después del viaje
Ahora las transacciones son visibles en el mismo instante en que se producen. Si algo resulta raro, el equipo puede identificarlo de inmediato, no semanas después.
Finanzas haciendo trabajo de finanzas (real)
Con la presión administrativa fuera de la ecuación, el equipo puede centrarse en supervisar tendencias de gasto, analizar patrones y contribuir a decisiones que afectan directamente al negocio.
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