Använda Pleo – Toonen Reizen
Toonen Reizen sköter sin utgiftshantering på några sekunder med Pleo
Utmaningen
Toonen Reizen är ett nederländskt bussreseföretag med en fordonsflotta på omkring 30 bussar och över 50 medarbetare. Många av dem är förare som korsar Europa varje vecka. Paris, Spanien, Italien – you name it. Under en genomsnittlig resa betalar förarna för bränsle, vägtullar, parkering, mat och boende. Det blir många utgifter att hålla reda på, långt från huvudkontoret.
Ansvaret för att hantera allt det här låg på en ekonomiavdelning med två personer, däribland Joey Mahulette, Finance Business Partner. Innan Pleo såg processen ut så här: förarna gav sig av med ett kuvert kontanter och kom tillbaka med kvitton – när de hade några. Därefter tog ekonomiavdelningen över och hanterade bokföringen manuellt.
Det ledde förstås till problem:
100 transaktioner, en väldigt lång timme
Varje kvitto behövde granskas och registreras manuellt i bokföringssystemet. Att hantera omkring 100 transaktioner tog nästan en timme. Med resor som ständigt var i gång blev administrationen en tung börda för den lilla ekonomiavdelningen på två personer.
Kuvert med kontanter som kontrollsystem
Förarna fick kontanter före resorna och redovisade det som blev över tillsammans med sina kvitton när de kom tillbaka. Om siffrorna inte stämde krävdes manuella utredningar. Och när kvitton försvann under långa Europaresor fick ekonomiavdelningen ofta förlita sig på förarnas uppgifter.
Insynen kom flera veckor senare
Utgiftsbilden blev tydlig först när resorna var slut. Ekonomiavdelningen kunde bara agera i efterhand, aldrig i realtid.
Förare som agerar bokföringsansvariga
Att be förarna hålla ordning på papperskvitton i flera länder var varken schysst eller fungerade i praktiken.
Lösningen
Lösningen behövde fungera lika bra för ekonomiavdelningen som för medarbetare som ständigt är på resande fot. Det som övertygade Joey om Pleo var precis det: kombinationen av enkelhet för förarna och kontroll i realtid för ekonomiavdelningen.
”Nu kan våra förare ladda upp kvitton via appen och vi ser transaktionen direkt. Det minskar det manuella arbetet och ger oss mycket bättre insyn i utgifterna.”
– Joey Mahulette, ekonomichef
Resultat
Förändringen har varit tydlig för såväl ekonomiavdelningen som för förarna.
Manuellt arbete ned till sekunder
Ekonomiavdelningen lägger mycket mindre tid på att rätta uppgifter och jaga kvitton. Desto mer tid lägger de numera på att analysera trender, ifrågasätta ovanliga utgifter och styra kostnaderna under resornas gång.
Färre saknade kvitton, bättre compliance
Förarna tycker att det är enkelt att bara fota kvittot. Att det är så enkelt leder till att de faktiskt också gör det, vilket underlättar för ekonomiavdelningen.
Inga överraskningar när resan är över
Transaktionerna blir nu synliga i samma stund som de sker. Om något sticker ut kan teamet flagga utgiften direkt i stället för att upptäcka problemet flera veckor senare.
En ekonomiavdelning som jobbar med (riktigt) ekonomiarbete
När den manuella administrationen minskar kan teamet fokusera på att analysera utgiftstrender, hitta mönster och bidra till beslut som direkt påverkar verksamheten.