Utilizando Pleo - Koto
Cómo Koto redujo de seis a uno el número de personas involucradas en su proceso de gasto
El reto
Te presentamos a Koto Studio: una consultoría de branding que trabaja para dar vida a la visión y misión de empresas, a través de las palabras y el diseño. Su equipo está compuesto por más de 100 personas (sobre todo diseñadores, creativos y expertos en estrategia).
Fundada en 2014, Koto ha contado con Pleo casi desde el primer día. Lo empezaron a usar pronto en toda la empresa y eso ha convertido a Pleo en una pieza clave de sus procesos relacionados con gastos y contabilidad. Unos procesos con los que este estudio de branding tenía muchos problemas (especialmente cuando Caroline era la única persona a cargo).
Recibos perdidos a final de mes
Antes de Pleo, la vida de Caroline en su trabajo se parecía mucho a esto: llegaba otro fin de mes y con él, la montaña de recibos perdidos que tenía que contabilizar. Los pocos recibos que sí llegaban a final de mes estaban arrugados y se acumulaban en su escritorio, con una nota garabateada justificando la compra. Y a eso hay que sumarle que siempre faltaban alrededor de un 50 % de los recibos.
Falta de claridad sobre lo que el equipo podría comprar
A medida que el equipo de Koto crecía, gestionar los gastos del equipo se volvía una tarea prácticamente imposible (sobre todo si las compras eran para hacer su trabajo). No había rigor en el proceso y las personas gastaban de forma aleatoria. Eso hacía que, a menudo, se sintieran incómodos y culpables por comprar lo que realmente necesitaban.
Un proceso de gasto desordenado
Caroline pasaba horas trabajando con montones de papeles que debían ser procesados y entregados al equipo financiero para asegurarse de que todo se contabilizara y registrara correctamente. Lo raro era que toda la información necesaria estuviera bien ingresada, así que todo se convertía en una búsqueda interminable de esos datos.
La solución
Una plataforma todo en uno que gestiona todo el gasto de la empresa en un solo proceso, proporcionando al equipo financiero información útil y visibilidad sobre los gastos pasados y futuros.
"Antes de utilizar Pleo, teníamos hasta seis personas implicadas en el procesamiento de un gasto. Una persona aprobaba, otra buscaba los datos y otra reembolsaba el dinero. Esto se ha simplificado por completo. Ahora, sólo intervienen dos personas: el usuario y alguien de finanzas que lo contabiliza. Procesar todos los gastos sólo lleva un día, a una persona, una vez la semana. Antes, las horas acumuladas por seis personas eran al menos el doble".
Los resultados
Siendo la Directora de Operaciones de un estudio de branding en crecimiento presente en varios países, no hace falta decir que Caroline tiene cosas más importantes que hacer que aprobar gastos. Pleo no solo le ha ayudado a ahorrar tiempo, sino que también ha empoderado a su equipo, permitiéndoles identificar oportunidades de ahorro dentro de la empresa y hacer las cosas de forma diferente.
Mayor control y visibilidad
Pleo garantiza a Koto un mayor control sobre los gastos de la empresa: desde establecer límites de gasto individuales, hasta poder congelar una tarjeta en cualquier momento o hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real. Este nivel de control supone una mejora general de la visibilidad del gasto. Así, el equipo de Koto puede tomar decisiones más rápido, basándose en datos y con una visión más estratégica.
Más estrategia
Antes de Pleo, Caroline pasaba demasiado tiempo del día persiguiendo recibos de compra. Pero a día de hoy, se ha librado por completo de esos líos. Ahora, los equipos tienen todo lo que necesitan para realizar un pago, y los miembros del equipo de finanzas pueden procesarlo sabiendo que todos los detalles están contabilizados. Gracias a ello, Caroline ahora tiene tiempo para enfocarse en conversaciones más estratégicas que tienen un mayor impacto sobre la empresa.
Un equipo empoderado
Pleo permite que todas las personas en Koto puedan realizar los pagos que necesitan rápidamente, sin el lío de los interminables procesos de aprobación. Pleo les hace responsables de comprar lo que necesitan para hacer su trabajo, sin que sea una carrera de obstáculos.
Qué ganaron con Pleo
Seguimiento en tiempo real
Gracias al panel de control de Pleo, los contables pueden revisar datos siempre actualizados.
Tarjetas para todos
Cada trabajador tiene su propia tarjeta inteligente. Sin mezclar información.
Límites de gasto individuales
Las tarjetas inteligentes de Pleo permiten adaptar los límites a cada empleado.
Recibos digitales
Le haces una foto, la subes a la app y se acabó. Chao, tickets.
Integración con otros sistemas contables
Pleo se adapta a tu empresa y se integra con los principales softwares contables.
Equipo siempre disponible
Puedes contactar con nuestro equipo en todo momento, por el canal que prefieras.
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