Customer Case – Parasol Island
Aus der Masse herausstechen
Die Herausforderung
Parasol Island bezeichnet sich selbst als The Creative One-Stop-Shop. Und damit verspricht das Team auch tatsächlich nicht zu viel: Unter einem Dach finden Unternehmen hier herausragende Services einer digitalen Werbeagentur, buchen professionelle Filmproduktionen oder nutzen das Special-Effekt-Studio. Möglich wird dies auch durch eine eigens intern entwickelte Unternehmenssoftware, die all jene komplexen Dienstleistungen zusammenbringt. Zwischen 300 und 500 Projekten betreut das Team operativ am laufenden Band. Und genauso viele Projekte müssen auch hinsichtlich ihrer Kosten genauestens im Blick behalten werden.
Nahtlose API zu internen Systemen
Parasol Island verwendet DATEV und verbindet die Buchhaltungsseite mit der operativen Seite durch eine eigene Software-Entwicklung. Mit dieser können administrative und operative Prozesse in Echtzeit und transparent abgebildet werden. Es bedarf also einer Ausgabenlösung, die sich nahtlos in bereits bestehende Systeme integrieren lässt und Projektkosten in Echtzeit dokumentiert.
Organisatorische Prozesse zentralisieren und effizienter gestalten
Statt der hektischen Belegsuche am Monatsende und dem Sammeln von Belegen im Schuhkarton hofft das Team durch die passende Ausgabenlösung, alle buchhalterischen Aufgaben in ein Tool zu verlegen und seine operative Projekteffizienz weiter steigern zu können.
Talente anziehen
Dezentrales Arbeiten ist ein wesentlicher Fokus der Arbeitskultur. Um Talente zu finden, zu gewinnen und zu halten, muss gewährleistet sein, dass sich Mitarbeiter:innen, auf das, was ihnen Spaß und Erfüllung bringt, auch eigenverantwortlich konzentrieren können. Ohne Ablenkung durch lästigen Papierkram. Auch smarte Firmenkarten spielen daher eine nicht zu vernachlässigende Rolle.
Die Lösung
Ein holistisches und leicht integrierbares Tool, das allen Beteiligten mehr Kontrolle und Sichtbarkeit über Ausgaben sowie deren effiziente Verwaltung bietet.
Das Ergebnis
Pleo integriert sich nahtlos in die Prozesse und sorgt für maximale Ausgabentransparenz.
Berechnung der Projektrentabilität in Echtzeit
Pleos API ist für Parasol Island entscheidend. Mithilfe dieser behält das Team mehr Kontrolle über laufenden Projekte. Ausgaben (inklusive angehängter Belege) und deren Einfluss auf die Projektkosten sind direkt in Echtzeit in Parasol Islands interner Software sichtbar.
Das Team gewinnt Zeit (und Wachstum!)
Dank Pleo halbiert sich der Buchhaltungsaufwand. Wo früher ein Großteil des Teams damit beschäftigt war, den Belegen irgendwelcher Ausgaben hinterherzurennen, liegt der Fokus heute auf Wachstum – ganz ohne administrative Prozesse zu steigern.
Eine moderne und auf Vertrauen basierende Arbeitskultur
Mitarbeiter:innen haben die maximale Freiheit, für ihre Projekte eigenverantwortlich Geld auszugeben. Innerhalb weniger Minuten können neue virtuelle Firmenkarten ausgehändigt werden. Einerseits erhalten sie dadurch einen Vertrauensvorschuss, andererseits wird die Abwicklung von Unternehmensausgaben für alle einfach und schnell. Dank der individuellen Ausgabenlimits nutzen selbst Auszubildende ihre eigene Firmenkarte.
Wobei Pleo half
Schnelles Onboarding
Nutzen Sie Ihre derzeitige Bank und legen Sie in wenigen Minuten los.
Firmenkarten fürs Team
Erstellen Sie virtuelle- oder bestellen Sie physische Karten für alle Mitarbeiter:innen.
Ausgabenlimits
Definieren Sie unkompliziert individuelle Limits pro Mitarbeiter:in.
Belegabgleich
Die Kategorisierung und der Abgleich von Belegen erfolgt beim Bezahlen.
Echzeit-Überblick
Behalten Sie den Überblick über alle Unternehmensausgaben in Echtzeit.
Schnittstellen
Vermeiden Sie sich wiederholende Vorgänge und verbinden Sie Pleo mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
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