Customer Case – Humaans
Buchhaltungsstress am Monatsende? Fehlanzeige.
Die Herausforderung
Das 2020 gegründete HRIS-Softwareunternehmen Humaans hat es sich zum Ziel gesetzt, das Personalmanagement so reibungslos wie möglich zu gestalten. Mit einem Unternehmenssitz in London und weltweit remote arbeitenden Mitarbeiter:innen bedarf es einer mobilen Cloud-Ausgabenlösung. Bei so vielen globalen Ausgaben kann es schwierig sein, den Überblick über Geldflüsse zu behalten. Besonders die vierteljährlichen Team-Events erfordern ein smartes Reisekostenmanagement.
Von der pünktlichen Bezahlung von Mitarbeitenden über Finanzdatenanalysen … Robbie Osborne, Head of Finance, hat eine Menge zu tun. Das Finanzteam ist schlank aufgestellt und bedarf automatisierter Buchhaltungsprozesse, um vorhandene Arbeitszeit so effizient wie möglich zu nutzen.
Schwer zugängliche Firmenkreditkarten
Jedes Mal, wenn jemand eine Geschäftsausgabe tätigen möchte – egal, ob es sich dabei um Kaffee fürs Büro oder eine neue Software handelt – muss die Geschäftsführung nach der Firmenkreditkarte gefragt werden. Dies führt zu ebenso vielen Ineffizienzen wie das Rückerstatten von Privatauslagen.
Fehlende Ausgabenkontrollen
Außendienstmitarbeiter:innen geben regelmäßig (und manchmal etwas zu viel) Geld aus und Manager:innen schaffen immer wieder neue Software an ... es bedarf einer verbesserten Ausgabenkontrolle. Zudem werden Eingangsrechnungen nicht zentralisiert abgelegt, was zu Chaos und weiteren Zeitverlusten führt.
Zeitintensive Monatsabschlüsse
Das Finanzteam von Humaans verbringt jeden Monat bis zu 20 Stunden mit dem Monatsabschluss. Belege werden von Mitarbeiter:innen oft vergessen oder verlegt (es fehlen bis 100 Belege pro Monat), was den Zeitaufwand für das Finanzteam noch weiter erhöht.
Die Lösung
Eine All-in-One-Plattform, die jede einzelne Ausgabe in einem automatisierten Prozess erfasst und dem Finanzteam wertvolle Einblicke und Transparenz über vergangene und potenzielle zukünftige Kosten bietet.
„Pleo hilft uns dabei, das zentrale Instrument, die Finanztransparenz, aufrechtzuerhalten, damit wir genau verstehen, wofür Mitarbeiter:innen Geld ausgeben. Gleichzeitig erhalten alle die Freiheit, Ausgaben ohne Geschäfts-behindernde Einschränkungen und umständliche Prozesse zu tätigen.“
Das Ergebnis
Kein manuelles Verwalten von Ausgaben und Durchforsten von Tabellenkalkulationen mehr. Pleo automatisiert diese zeitaufwändigen Prozesse, so dass Robbie mehr Zeit hat, um sicherzustellen, dass das Finanzteam so effizient wie möglich arbeitet.
Monatsabschluss leicht gemacht
Seit Pleo wendet das Team weniger als 6 Stunden pro Monat für Finanzabschlüsse auf. Der monetäre Wert dieser Zeitersparnis ist jeden Cent der Kosten wert, die mit der Nutzung von Pleo einhergehen.
Trend-Spotting
Qualitativ hochwertige Daten sind für Humaans von zentraler Bedeutung, beeinflussen sie doch langfristige Unternehmensstrategien. Pleo verschafft dem Finanzteam wichtige Erkenntnisse, um Finanztrends zu identifizieren und entsprechend Maßnahmen zu ergreifen – ganz gleich, ob es sich dabei letztlich um die Erhöhung von Budgets oder neue Einsparpotenziale handelt.
Effiziente Zahlungsprozesse
Pleo hilft der gesamten Organisation dabei, effizient zu agieren, Zahlungen ohne lange Bewilligungsprozesse vorzunehmen und gleichzeitig eine zentralisierte Infrastruktur für Ausgabenkontrollen aufrechtzuerhalten. Anstatt Hunderte von Privatauslagen anzuhäufen und auf Rückerstattung warten zu müssen, greifen die Mitarbeiter:innen jetzt bei Bedarf einfach auf ihr Pleo-Guthaben innerhalb individueller Limits zurück.
Gefördertes Mitarbeitervertrauen
Humaans schenkt seiner Belegschaft mit Pleo-Karten einen Vertrauensvorschuss. Und es zeigt sich, dass Mitarbeiter:innen im Gegenzug professionell und verantwortungsbewusst mit Unternehmensgeldern umgehen und jeder Transaktion einen Beleg, eine Ausgabenkategorie, einen Ausgaben-Tag und eine Notiz hinzufügen, um den Kontext dieser zu erläutern.
Keine versäumten Rechnungen
Dank Pleo Invoices konnte Humaans die Fälle, in denen eine Lieferantenzahlungen versäumt und die gute Beziehung zum Lieferanten riskiert wird, komplett reduzieren. Die Verfolgung des Rechnungsstatus in Echtzeit ermöglicht es dem Team, den Überblick über Cashflows zu behalten und Zahlungen nach eigenem Ermessen zu planen.
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