Använda Pleo - IDTV
Så tar IDTV kontroll över globala produktionsutgifter med Pleo
Utmaningen
IDTV tar fram storslagna koncept för tv, evenemang och den digitala världen. De har väckt debatt och lyft fram riktiga människor i rampljuset sedan 1977. Men stora idéer kräver ofta stora ekonomiska utmaningar. För att göra produktionerna smidigare behövde IDTV hitta ett smartare sätt att hantera sina utgifter.
Vardagen för IDTV:s ekonomiavdelning kantas av internationell verksamhet, stora transaktionsvolymer och en ständig ström av frilansare. Frank Wennekes, Business Controller på IDTV, minns tillbaka på hur de stod inför utmaningar som:
Tidskrävande utgiftshantering
De stora transaktionsvolymerna som behövde hanteras manuellt ledde till mycket stress för ekonomiavdelningen. Vid månadsavstämningen var de överväldigade av arbetet med att matcha utgifter och jaga kvitton.
Begränsad kortacceptans utomlands
Utlandsproduktioner innebar extra utmaningar. Eftersom vissa betalningsmetoder inte alltid accepterades behövde teamet ofta hitta alternativa sätt att genomföra betalningar.
Oförutsägbart kassaflöde
IDTV:s projektbaserade modell gjorde att kassaflödet var svårt att förutse. Utan realtidsöversikt var det en utmaning att hantera budgetar och fatta snabba, välinformerade beslut.
Lösningen
IDTV behövde en utgiftslösning som kunde hantera hög komplexitet utan att göra det mer komplicerat. Med Pleo blev det enklare att se vart pengarna tog vägen.
"Pleo har gett våra produktionsteam en helt ny nivå av effektivitet. Nu kan de följa sina utgifter i realtid inom respektive budget. Det ger alla möjlighet att ta kontroll över sina transaktioner och minskar beroendet av ekonomiavdelningen. Det är en vinst för alla inblandade." - Frank Wennekes, Business Controller
Resultat
IDTV vände sig till Pleo för att skapa tydlighet i sin utgiftshantering. Med funktioner som virtuella kort för frilansare och ett enkelt attestsystem fick ekonomiavdelningen ett smidigt verktyg som effektiviserade både produktionerna och adminsitrationen bakom. Effekten märktes nästan direkt och lade grunden för tydligare processer och bättre beslut.
Kristallklar insyn i utgifterna
Genom att integrera Pleo med bokföringsprogrammet får teamet full insyn i utgifterna i realtid. Det gör budgetuppföljningen enklare och har helt tagit bort stressen kring avstämningar vid periodens slut.
Bättre kontroll över kassaflödet
Med realtidsöversikten får IDTV bättre insyn i kassaflödet, vilket gör det enklare att planera framåt, agera snabbt vid förändringar och fatta välgrundade beslut.
Smidigare utlägg
Medarbetare kan hantera utlägg utan krångel. Det är en stor fördel för dem som köper saker i farten eller betalar för produktionskostnader ur egen ficka.
Smidigare inköp för frilansare
Frank och hans team kan utfärda, frysa och återaktivera kort vid behov, vilket gör onboarding och offboarding av frilansare betydligt smidigare.
Mer tid till det som är viktigt
När mindre tid går åt till att jaga fakturor eller lösa administrativa problem kan IDTV:s ekonomiavdelning fokusera mer på strategiska initiativ och mindre på pappersarbete.