Utilizando Pleo - etiscan
Cómo etiscan convirtió el caos mensual de la gestión de gastos en una tarea de tan solo dos horas
El reto
etiscan lleva 30 años desarrollando softwares para hacer que la logística sea más estratégica. Sus herramientas ayudan a las empresas a registrar datos móviles más rápido, integrarse fácilmente con sistemas ERP y llevar a cabo operaciones más eficientes, para clientes que van desde grandes corporaciones del índice DAX hasta medianas empresas.
Por eso era un auténtico problema que sus propios procesos financieros no estuvieran a la altura.
Con un departamento financiero reducido, la gestión de gastos se había convertido en algo de lo que nadie se hacía cargo realmente. Gastos de viaje, conciliación de tarjetas de crédito, informes de fin de mes… Todo era manual, lento y exigía un tiempo del que nadie disponía.
La situación era más o menos así:
Una jornada completa de trabajo camuflada
Al estar repartida entre el equipo, la gestión de gastos exigía el equivalente a una jornada completa cada mes. Las aprobaciones se quedaban en las bandejas de entrada, nada se registraba en tiempo real y cada mes era un proyecto de reconstrucción.
Recibos que simplemente desaparecían
Alrededor del 10 % de los tickets desaparecían. Y cuando eso ocurría, la única solución era reconstruir la historia a posteriori, con información incompleta (y nada divertida).
Reembolsos en seis semanas
Los empleados tenían que esperar hasta seis semanas para recuperar su propio dinero. Una práctica ineficiente y que no ayudaba para nada a generar confianza.
Un cierre de mes que nunca terminaba de cerrar
Como los gastos se contabilizaban semanas (a veces meses) más tarde, los informes quedaban desfasados justo en el momento más importante. Y Finanzas intentaba dirigir la empresa con un mapa dibujado en el pasado.
La solución
Cuando etiscan empezó a estudiar opciones, varias herramientas llegaron a la última ronda, pero ninguna encajaba del todo. Pleo fue la opción ideal desde el principio.
“Otras herramientas tenían propuestas interesantes, pero les faltaba claridad y facilidad de uso. Pleo simplemente tenía sentido”.
– Henry P. Jenner, Director de Finanzas y Operaciones
Los resultados
Los resultados hablan por sí solos, pero lo que realmente muestran es a un departamento financiero por fin libre para hacer, de una vez, lo suyo: finanzas.
De 160 horas al mes a tan solo dos
Lo que antes requería el equivalente a una jornada completa de trabajo ahora les lleva unas dos horas al mes: revisiones claras, una exportación y listo.
Tickets perdidos: cosa del pasado
Los vacíos en sus recibos han pasado de aproximadamente un 10 % a casi cero. Desde la implementación, solo se les han perdido dos tickets. Una maravilla.
Un tiempo que se aprovecha mejor
El departamento financiero ya no anda detrás de los recibos. Ahora se encarga de los informes para bancos e inversores, el control de ventas, la estrategia de precios y la dirección del negocio. O sea: el trabajo que realmente vale la pena.
Visibilidad sin tener que rebuscar
La visión integrada de pagos recurrentes, los datos sobre comercios y los filtros permiten que el análisis se haga directamente en Pleo. Las comprobaciones que antes requerían una extracción completa del ERP ahora llevan tan solo unos segundos.
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