Spesenerstattung für alle leicht gemacht

Mit der Spesenerstattungssoftware von Pleo können sich Finanzteams darauf verlassen, dass Auslagen eingereicht, genehmigt und in einer Weise verarbeitet werden, die zu den individuellen Unternehmensrichtlinien und -prozessen passt.

Das Nr. 1 Ausgabentool in Europa

+ 1.480 Top-Bewertungen

Funktioniert mit allen Buchhaltungssystemen

Über 50 Tool-Integrationen

Mehr als 40.000 Unternehmen setzen bereits auf Pleo

Der einfachste Weg, Privatauslagen zu verwalten

Sie behalten die Kontrolle darüber, wie und wann Mitarbeiter:innen die Kosten für ihre Ausgaben erstattet bekommen.

Ohne Pleo
Wer hat wann was wofür ausgegeben? Ausstehende Rückzahlungen können am Monatsende in der Buchhaltung zu Chaos führen.
Mit Pleo
Verschaffen Sie sich einen Überblick über ausstehende Rückerstattungen und erlauben Sie Ihren Mitarbeiter:innen, sich selbst zu entschädigen. Alternativ kann Ihr Finanzteam Rückzahlungen dann auslösen, wenn es Ihrem Cashflow am besten tut.

Wie funktionieren die Rückerstattungen?

"Über Pleo wickeln wir unseren gesamten Erstattungsprozess ab. Wir haben ein Learning Budget, das allen Mitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt wird. Mit diesem können Bücher, Kurse oder ähnliches gekauft werden. Das nutzen sehr viele Mitarbeitende, wobei wir grundsätzlich allen anbieten, Pleo zu nutzen – je nach Bedarf mit unterschiedlichen Budgetabstufungen."
Faith Metobo Senior Finanzmanager, Blinkist
"Ich denke, dank Pleo sparen wir monatlich rund eine Woche Arbeitszeit."
Christian Sernatinger Himmelwerk

Bestimmen Sie, wie Mitarbeiter:innen erstattet werden

Ganz gleich, ob Ihre Admins Rückerstattungen auslösen, wenn es fürs Unternehmen am günstigsten ist, oder ob Sie Ihrem Team erlauben, sich Auslagen selbst zu erstatten – Sie behalten die volle Kontrolle über die Erstattungsbeträge.

Neu: Admin-initiierte Rückerstattungen

Rückerstattungen ohne Chaos am Monatsende

Auslagenerstattung und Monatsende treffen oftmals ungünstig aufeinander. Mit verwaltungsseitig veranlassten Rückerstattungen wird der Abgleich Ihrer Konten hingegen reibungslos und einfach. Zahlen Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Kosten dann zurück, wenn es für Sie am günstigsten ist, damit kein Geld Ihr Konto verlässt, bevor Sie es wollen.

Finanzmanager, der die Unternehmensausgaben überblickt

Halten Sie sich Ihre Optionen offen

Erstattung aufs Bankkonto

Ihr Unternehmen schuldet einem Teammitglied Geld? Schicken Sie es direkt auf das entsprechende private Bankkonto. Minimaler Aufwand für Sie, große Freude auf der anderen Seite.

Mit dem Gehalt bezahlt

Wenn Sie möchten, können Sie Ihren Mitarbeiter:innen Kosten sogar über ihr Gehalt erstatten. Überblicken Sie den Erstattungsprozess einfach und unkompliziert in Pleo.

Unkompliziert fürs Team, übersichtlich für Admins

In der Vergangenheit erstellten Mitarbeiter:innen ihre Spesenabrechnungen manuell – was Raum für menschliche Fehler ließ. Mit Pleo wird jeder Beleg via OCR-Technologie gescannt. Ob Details zu Datum, Betrag oder Händler – wir sorgen automatisiert für korrekte Ausgabendetails.

Bild einer Person, die einen Spesenbeleg mit der Pleo-App scannt

Kontrollverlust? Nicht mit uns.

Ob Kilometer- oder Verpflegungspauschalen – mit Pleo können Sie sich die Kosten für Ihre Dienstreisen ganz einfach erstatten lassen. Sie haben etwas mit Ihrer Pleo-Karte gekauft, das Sie mit Ihrem eigenen Geld hätten bezahlen sollen? Das kann schon mal passieren. Und wir bringen das wieder in Ordnung für Sie.

Kilometerpauschale
Wir berechnet Kilometer- und Verpflegungspauschalen auf Geschäftsreisen. Geben Sie einfach an, wo und wann die Reise begann, wo sie Sie hinführte und wo und wann sie endete.
Privatausgaben
Sie haben etwas mit Pleo gekauft, für das Sie eigentlich Ihre eigene Karte hätten benutzen sollen? Markieren Sie den Kauf einfach als Privatausgabe und behalten Sie den Überblick über das zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen geschuldete Geld in der App.
Verpflegungspauschale
Die Verpflegungspauschale ist die maximale Tagespauschale, die ein Unternehmen seinen Mitarbeiter:innen für reisebedingte Ausgaben erstattet. So wissen Sie genau, wie viel Sie für Mahlzeiten und anderes ausgeben können.

Alle Ihre Ausgaben verwaltet, ohne Ausnahmen

Ausgaben mit Pleo-Karten

Selbst diejenigen, die eine Pleo-Karte besitzen, können beim Einkaufen in Rückstand geraten. Wenn jemand seine Karte vergisst, kann er seine eigene benutzen und ein Foto des Kassenbons in der App hinzufügen, um sein Geld zurückzubekommen.

Illustration eines Mitarbeiters, der einen Beleg erfasst

Ausgaben ohne Pleo-Karte

In manchen (oft größeren) Unternehmen braucht nicht jeder eine Firmenkarte. Aber auch diese Mitarbeiter:innen profitieren von Pleo: Müssen sich diese doch einmal etwas erstatten lassen, fügen auch sie ihre Ausgaben einfach in der App hinzu.

Auftragnehmer:innen

Egal, ob Sie eine Filmfirma sind, die Tonteams auslagert, oder eine Immobilienfirma, die Klempner benötigt, halten Sie die Auftragnehmerkosten mit einem einfachen Erstattungsprozess unter Kontrolle.

Mehr Details …

Wann immer MitarbeiterGeld auslegen, kann diese Ausgabe einfach in der Pleo-App hinzugefügt werden. Pleo stellt Freigabeprozesse bereit, die es der Teamleitung oder Buchhaltung unkompliziert ermöglicht, Rückerstattungen abzuzeichnen. Sobald eine Erstattung genehmigt wurde, erhalten die Mitarbeitereine Benachrichtigung, die sie über die Ausführung der Rückerstattung informiert. Alles, was sie dafür vorab machen müssen, ist ihre Bankkontodaten in der Pleo-App hinzuzufügen. Rückerstattungen werden in der Plattform nachverfolgt und aufgezeichnet, wie auch alle anderen Einkäufe mit der Pleo-Karte.