In den gut 15 Jahren seit seiner Gründung ist Nostromo Pictures zu einem der wichtigsten Namen im spanischen Filmgeschäft geworden. Verdient hat man sich diesen Status durch seine Beteiligung an spannenden Indie-Titeln ebenso wie durch die Entwicklung von abendfüllenden Blockbustern in Kooperation mit Netflix und Amazon. Grundstein für den hervorragenden Ruf als starker Partner für groß angelegte Produktionen in ganz Spanien und auf den Kanarischen Inseln war der Film Buried von Rodrigo Cortés.

Konnte man in puncto Kreativität also schon früh eine ganz besondere Erfolgsstory schreiben, war man in operativer Hinsicht zunächst noch weniger optimal aufgestellt.

Denn jede einzelne Produktion erfordert separate Budgets, Teams und juristische Personen. Dieser finanziellen Komplexität waren die Tools von Nostromo schlicht nicht mehr gewachsen. Branchenüblich werden mehrere Projekte parallel durchgeführt und stellenweise kommt es zu Verzögerungen. Gleichzeitig werden kontinuierlich größere Summen an Bargeld bewegt. Das Nostromo-Finanzteam musste die dabei anfallenden Aufgaben manuell bewältigen. In der Folge zog sich der Kontenabgleich über mehrere Monate, zum Einlesen und Bearbeiten von Belegen brauchte man eine ganze Armada an Mitarbeiter:innen und die Ausgabenverwaltung mit Spreadsheets hielt alles zusätzlich auf.

Aus anfänglichem Sand im Admin-Getriebe wurde rasch ein operativer Hürdenlauf. Besonders ins Gewicht fielen dabei etwas die folgenden Problempunkte:

Mit Pleo erhielt Nostromo erstmals eine skalierbare Lösung zum Ausgabenmanagement für die Filmproduktion.

Temporär erforderliche juristische Personen mit individuellen Strukturen und Ausgabenmustern lassen sich nun endlich kontrolliert verwalten. Ob Setkosten auf den Kanaren oder Teamspesen in Madrid, durch Pleo sind für Nostromo nicht nur alle Ausgaben transparent und in Echtzeit nachverfolgbar. Dank der rundum besseren Datenbasis kann man nun auch fundiertere Entscheidungen treffen.

Der neue Status quo war rasch erreicht. Bargeld? Schon nach kurzer Zeit durch Pleo Firmenkarten ersetzt. Abgleiche? Nehmen statt Stunden nur noch Minuten in Anspruch. Manuelle Belegscans? Nicht mehr notwendig. Neu dafür: mehr Zeit fürs Wesentliche – tolle Produktionen.

„Ein Unterschied wie Tag und Nacht in unserem Setup, keine Übertreibung. Wir sparen geradezu Unmengen an Zeit in allen Finanzthemen, von Genehmigungen bis hin zu Rückerstattungen, und in allen Einzelschritten zwischendrin. Unsere Zahlen haben jetzt quasi immer Echtzeitcharakter.“ – Iván Pérez, Head of Administration

Die Tools von Pleo ließen sich perfekt auf das Geschäftsmodell von Pleo abstimmen. Die Einrichtung neuer juristischer Personen erstreckt sich nun nicht mehr über mehrere Tage, da für jede die Vertragsdetails des Mutterunternehmens übernommen werden können. An die Stelle verworrener Adminabläufe sind nahtlose Finanzprozesse getreten, die für Klarheit und Kontrolle rund um jeden ausgegebenen Cent sorgen.