Att använda Pleo – etiscan
Så förvandlade etiscan det månatliga utgiftskaoset till en tvåtimmarsuppgift
Utmaningen
etiscan har i över 30 år utvecklat programvara som gör logistikverksamheter smartare och mer effektiva. Deras lösningar hjälper företag att samla in data snabbare, integrera sömlöst med ERP-system och effektivisera verksamheten. Kunderna är allt från globala DAX-bolag till medelstora företag.
Därför blev kontrasten tydlig när de egna ekonomiprocesserna inte höll samma nivå.
Med en liten ekonomiavdelning hade utgiftshanteringen vuxit till ett ansvarsområde som inte låg på någons bord. Resekostnader, kreditkortsavstämningar och rapportering vid månadsslut hanterades manuellt, tog onödigt mycket tid och belastade ett redan pressat team.
Processen såg ut ungefär såhär:
Ett dolt heltidsjobb
Sammantaget tog utgiftshanteringen motsvarande en heltidstjänst i anspråk varje månad. Attesteringar blev liggande, utgifter registrerades inte i realtid och varje månadsslut präglades av manuellt uppföljningsarbete.
Kvitton som bara försvann
Omkring 10 % av alla kvitton saknades. När det inträffade krävdes tidskrävande efterforskningar för att återskapa underlaget utifrån ofullständig information.
Sex veckors utbetalningstid
Medarbetare fick vänta upp till sex veckor på att få utlägg utbetalda–ett arbetssätt som var ineffektivt och gnagde på förtroendet.
Månadsavstämningar som aldrig riktigt blev klara
Eftersom utgifter bokfördes veckor (ibland månader) i efterhand var rapporteringen alltid inaktuell när den behövdes som mest. Ekonomiavdelningen fick ta beslut baserat på dåtiden.
Lösningen
När etiscan började titta på alternativ fanns det flera starka verktyg, men Pleo kändes rätt från start.
”Andra verktyg hade intressanta erbjudanden men saknade tydlighet och användarvänlighet. Pleo var helt enkelt logiskt.”
– Henry P. Jenner, Head of Finance and Operations
Resultat
Resultaten talar för sig själva, men det de verkligen visar är en ekonomiavdelning som äntligen är fri att ägna sig åt just det – ekonomi.
160 timmar i månaden blev till två timmar
Det som tidigare krävde arbetsinsatser motsvarande en heltidstjänst tar nu cirka två timmar per månad. En strukturerad attestering, en export – sedan är det klart.
Saknade kvitton: ett minne blott
Andelen saknade kvitton sjönk från ungefär 10 % till nästan noll. Sedan implementeringen har det bara förekommit två saknade kvitton totalt. Inte illa.
Tid som används bättre
Ekonomiavdelningen jagar inte längre kvitton. I stället kan teamet fokusera på rapportering till banker och investerare, försäljningsuppföljning, prissättningsstrategi och affärsstyrning – det som faktiskt skapar värde.
Insyn utan insats
Tack vare inbyggda vyer för återkommande utgifter, detaljerade inköpsinsikter och flexibla filter kan ekonomiavdelningen analysera data direkt i Pleo. Kontroller som tidigare krävde en fullständig ERP-körning genomförs nu på några sekunder.