Toonen Reizen gebruikt Pleo
Hoe Toonen Reizen hun uitgaven verwerkt in seconden in plaats van uren met Pleo
De uitdaging
Toonen Reizen is een Nederlands touringcarbedrijf met een vloot van ongeveer 30 bussen en meer dan 50 werknemers, waaronder bestuurders die elke week Europa doorkruisen. Parijs, Spanje, Italië - noem maar op. Tijdens elke rit betalen bestuurders voor brandstof, tol, parkeren, eten en accommodatie. Dat zijn heel wat uitgaven, ver weg van kantoor.
Het beheer daarvan lag bij een financieel team van twee personen, waaronder Finance Business Partner Joey Mahulette. Voordat Joey en zijn team met Pleo werkten, zag het proces er zo uit: bestuurders vertrokken met een envelop cash, kwamen terug met bonnetjes (die regelmatig kwijtraakten) en het finance-team verwerkte alles handmatig.
Al snel werden de eerste scheurtjes zichtbaar:
Eén uur per 100 transacties
Elk bonnetje werd gecontroleerd en handmatig ingevoerd in het boekhoudsysteem. Ongeveer 100 transacties kostten bijna een uur. Omdat er continu reizen gepland staan, drukte de administratieve last zwaar op het tweekoppige finance-team.
Enveloppen met contant geld als “controlesysteem”
Chauffeurs kregen vóór de rit cash mee en kwamen terug met restbedragen en bonnetjes. Wanneer de cijfers niet overeenkwamen, begon het speurwerk. En als bonnetjes zoekraakten tijdens een lange Europese rit, was het vaak een kwestie van: “je moet ons maar op ons woord geloven”.
Inzicht dat weken op zich liet wachten
Er ontstond pas inzicht in de uitgaven nadat een reis was afgerond. Het finance-team kon daardoor nooit realtime ingrijpen.
Bestuurders als boekhouders
Bestuurders vragen om papieren bonnetjes bij te houden in meerdere landen, terwijl ze chauffeur zijn en geen boekhouder, is geen houdbare werkwijze.
De oplossing
Voor een bedrijf waar werknemers voortdurend onderweg zijn, moest de oplossing altijd en overal werken, niet alleen achter een bureau. En dat is precies hoe Pleo Joey wist te overtuigen: de combinatie van gebruiksgemak voor bestuurders en realtime controle voor het finance-team was exact wat hij nodig had.
“Bestuurders kunnen nu bonnetjes uploaden via de app en wij zien de transactie meteen binnenkomen. Dat vermindert handmatig werk en geeft ons veel beter inzicht in de uitgaven.”
— Joey Mahulette, Finance Business Partner
De resultaten
De verandering is duidelijk merkbaar - voor het finance-team, voor de bestuurders en voor het bedrijf.
Handmatig werk teruggebracht tot seconden
Het finance-team besteedt veel minder tijd aan het corrigeren van gegevens en het najagen van bonnetjes. Er blijft daardoor meer tijd over voor het monitoren van trends, het achterhalen van ongebruikelijke kosten en het realtime managen van uitgaven.
Minder ontbrekende bonnetjes, betere naleving
Voor chauffeurs is het heel eenvoudig om een foto te maken van het bonnetje. Daardoor doen ze het ook, en dat maakt écht het verschil voor het financiële team.
Geen verrassingen na de rit
Transacties zijn nu zichtbaar op het moment dat ze plaatsvinden. Als iets afwijkt of niet klopt, kan het team het direct markeren, in plaats van pas weken later.
Een finance-team dat zich daadwerkelijk met finance bezighoudt
Nu de administratiedruk van tafel is, kan het team zich richten op het monitoren van uitgaventrends, het analyseren van patronen en het bijdragen aan beslissingen die direct impact hebben op het bedrijf.