Customer Case – Biochem
Wie Biochem mit Pleo 20 Stunden pro Woche spart
Die Herausforderung
Getreu dem Motto „Feed Safety for Food Safety“ ist Biochem davon überzeugt, dass das Wohlergehen aller Tiere auch allen Menschen zugutekommt. Das 1986 gegründete Unternehmen vertreibt seine innovativen und effizienten Futtermittel in über 80 Ländern. Mit 15 Tochtergesellschaften weltweit und über 360 Mitarbeitenden in 40 verschiedenen Ländern ist es nicht einfach, alle Ausgaben zu verfolgen und genau zu erfassen.
Ein unzureichendes Rechnungsmanagement
Bei Biochem wurden zwischen 50 und 60 Prozent der Rechnungen aufgrund von Fehlinformationen durch ein veraltetes System verspätet erfasst oder eingereicht. Die Abgabe von Kreditkartenabrechnungen erfolgte unregelmäßig und nur zu bestimmten Tagen im Monat, was regelmäßig zu verzögerten Zahlungen führte. Angesichts der Priorität, die Biochem der Digitalisierung in den nächsten fünf Jahren einräumt, wurde die Chance erkannt, diesen Teil des Finanzprozesses durch Automatisierung zu verbessern und manuelle Eingaben zu reduzieren.
Zeitfresser: Manuelle Dateneingabe
Vor Pleo wurden die Reise- und Spesenabrechnungen in Excel erfasst und dann manuell an das vierköpfige Buchhaltungsteam weitergeleitet. Unzählige Stunden gingen dann für die anschließende Dateneingabe in das ERP-System verloren. Zwischen 20 und 25 Stunden pro Woche wurden für unnötigen Papierkram aufgewendet, die an anderer Stelle viel effizienter hätten eingesetzt werden können.
Problembehaftete Berichterstattungsprozesse
Bürokratie und ein steigender Bedarf an detaillierter statistischer Berichterstattung nehmen erheblich viel Zeit und Ressourcen des Finanzteams in Anspruch. Es müssen regelmäßige Berichte für Stakeholder und den Geschäftsführer erstellt werden, um regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Dies setzt eine hohe Genauigkeit der Finanzdaten voraus. Mit einem weitverzweigten Team und einem papierbasierten System bedarf es einer einfachen Lösung – auch um Berichtsfehler zu vermeiden, die potenziell gravierende Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnten.
Die Lösung
Eine zentralisierte digitale Plattform, die alle Reisekostenabrechnungen in einem System zusammenfasst, um verspätete Zahlungen zu vermeiden und eine genaue Datenverwaltung zu gewährleisten.
„Pleo ist benutzerfreundlich und ermöglicht eine Konzentration auf das Wesentliche. Durch die einfache und unkomplizierte Dateneingabe werden Fehler vermieden.“
– Eugen Glesmann, Head of Finance and Management Accounting
Das Ergebnis
Mit Pleo gewinnt Biochem einen umfassenden Überblick über sämtliche Unternehmensausgaben. Die Automatisierung zeitintensiver Aufgaben, die zuvor wertvolle Kapazitäten des Finanzteams beanspruchten, ermöglicht heute eine effizientere Ressourcenkontrolle.
Zeitersparnis durch Digitalisierung von Prozessen
Der größte Vorteil von Pleo für Biochem ist die Abschaffung von Papierdokumenten und manueller Dateneingabe. Das Unternehmen spart 20 Stunden pro Woche an manueller Verwaltung und hat einen umfassenden Überblick über seine Geschäftsausgaben dank Echtzeitberichte.
Mühelose Verwaltung von Reisekosten
Mithilfe von Pleo hat Biochem den Aufwand für seine Reisekostenabrechnungen erheblich reduziert. Ohne zeitaufwendigen Papierkram haben Mitarbeiter:innen, die häufig unterwegs sind, mehr Zeit, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Biochem kann durch detaillierte Finanzstatistiken und Berichte, die auf genauen Daten beruhen, die vollständige Einhaltung interner (und externer) Vorschriften sicherstellen.
Nie mehr verspätete Rechnungszahlungen
Durch die Zentralisierung aller Ausgaben in einem einzigen System erzielt Biochem auch eine Reduzierung der verspäteten Rechnungszahlungen, von denen zuvor mehr als die Hälfte nach Ablauf der Frist eingereicht wurden. Die Vereinheitlichung aller Finanzprozesse auf einer globalen Plattform führt zu weniger Verzögerungen und stärkt die Beziehungen zu den Lieferanten.
Wobei Pleo half
Schnelles Onboarding
Nutzen Sie Ihre derzeitige Bank und legen Sie in wenigen Minuten los.
Firmenkarten fürs Team
Erstellen Sie virtuelle oder bestellen Sie physische Karten f ür alle Mitarbeiter:innen.
Ausgabenkontrolle
Definieren Sie unkompliziert individuelle Limits pro Mitarbeiter:in.
Echtzeitüberblick
Behalten Sie den Überblick über alle Unternehmensausgaben in Echtzeit.
Belegabgleich
Die Kategorisierung und der Abgleich von Belegen erfolgt beim Bezahlen.
Schnelles Exportieren
Verbinden Sie Pleo mit Ihrer Buchhaltungssoftware für einen nahtlosen Export.
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