Prioticket vertrouwt op Pleo
Hoe Prioticket 30.000 euro aan maandelijkse kosten beheert met Pleo
De uitdaging
Prioticket is een connectiviteitsplatform dat reisbedrijven helpt bij het beheren, verkopen en verhandelen van ervaringen. Het SaaS-platform overbrugt de kloof tussen reis- en toerismebedrijven door innovatieve oplossingen te bieden voor ticketverkoop, boekingen en distributie.
Het hoofdkantoor van het bedrijf bevindt zich in Amsterdam, en het heeft vestigingen op vier andere locaties. Ze bedienen merken over de hele wereld, waaronder het Rockefeller Center, Visit Dubai, Tivoli Gardens in Kopenhagen en City Sightseeing.
Prioticket geeft maandelijks zo'n 30.000 euro uit aan SaaS-abonnementen, reis- en lunchkosten en meer. Het finance-team kreeg daardoor de nodige uitdagingen voor hun kiezen:
Uitgaven handmatig goedkeuren
Het finance-team van Prioticket bestond oorspronkelijk uit twee fulltime medewerkers. Ze brachten het grootste deel van hun tijd door met het handmatig controleren van bonnetjes en het goedkeuren van uitgaven. Hierdoor bleef er weinig tijd over voor het werk dat er écht toe doet.
Het beheren van creditcarduitgaven
Medewerkers kregen creditcards toegewezen, maar het finance-team kreeg pas inzicht in de uitgaven nadat de maandoverzichten binnenkwamen. Hierdoor werden onregelmatige uitgaven te laat opgemerkt. Ook konden creditcards niet op korte termijn worden verstrekt, waardoor medewerkers soms kaarten deelden. Dat leidde tot de nodige veiligheidsrisico's.
Het beheren van reiskostenvergoedingen voor medewerkers
Om de mogelijkheden van Prioticket onder de aandacht te brengen, is het personeel veel op reis. Het beheren van de declaraties voor internationale reizen kostte daardoor veel tijd. Elke declaratieaanvraag moest handmatig aan het maandsalaris van de medewerker worden toegevoegd.
De oplossing
Een automatische uitgavenoplossing die de kosten op één plek inzichtelijk maakt, handmatige gegevensinvoer overbodig maakt en Prioticket-medewerkers in staat stelt om voor hun werk te reizen zonder zich zorgen te maken over het bijhouden van hun uitgaven.
Onze medewerkers zijn erg tevreden met Pleo. Ze kunnen betalingen doen vanaf hun telefoon en meteen de bon kunnen uploaden. Dat is echt precies wat we nodig hadden. Jagen op bonnetjes komt echt nog zelden voor." - Lydia Maasson, CCO bij Prioticket
De resultaten
Lydia is Chief Commercial Officer. Het beheer van de bedrijfsuitgaven behoort dus tot haar kerntaken. Dankzij Pleo heeft ze volledig inzicht in wat er door wie wordt uitgegeven en waaraan. Ze leerde Pleo kennen toen ze bezig was om de finance-afdeling te herstructureren en de processen rondom bedrijfsuitgaven te optimaliseren. Sinds de implementatie van Pleo profiteert het Prioticket-team van:
Tijdsbesparing
Voor Pleo had Prioticket een administratieteam van twee fulltime medewerkers. Dankzij de tijdswinst is dit teruggebracht naar één parttimer. Ook het implementatieproces was verrassend eenvoudig, waardoor het finance-team weinig tijd nodig had om met Pleo te leren werken.
Zichtbaarheid
Pleo biedt een realtime overzicht van welke medewerkers fysieke of virtuele kaarten hebben en wat hun maandlimieten zijn. Deze limieten kunnen eenvoudig worden aangepast, bijvoorbeeld als medewerkers internationaal reizen en meer uitgeven dan normaal.
Eenvoudig beheer van terugkerende uitgaven
Prioticket-medewerkers maken veelvuldig gebruik van abonnementsdiensten. Deze kunnen dankzij Pleo eenvoudig worden beheerd. Wanneer een medewerker vergeet om een bonnetje te uploaden voor een terugkerende uitgave, ontvangt die automatisch een herinnering. Hierdoor bespaart het finance-team veel tijd.
Beveiliging
Met Pleo kan er een budget worden ingesteld voor elk abonnement, zodat het finance-team van Prioticket niet voor verrassingen komt te staan wanneer dienstverleners hun tarief verhogen. Pleo-kaarten kunnen direct worden uitgegeven en ook weer geblokkeerd. Dit is vooral handig als een medewerker tijdelijk of op korte termijn een kaart nodig heeft. Wanneer medewerkers van Prioticket internationaal reizen, kunnen hoge eenmalige uitgaven per transactie worden goedgekeurd. Dit biedt een extra beveiligingslaag.
Flexibiliteit
Met de declaratiefunctie van Pleo heeft Prioticket nu een flexibele manier om uitgaven uit eigen zak in te dienen, goed te keuren en te verwerken. Medewerkers zonder Pleo-kaart kunnen hun eigen kaart gebruiken voor werk-gerelateerde aankopen en het geld eenvoudig zelf terugvragen. Na goedkeuring kunnen ze zelf de uitbetaling hiervan beheren. Ze hoeven daardoor niet meer te wachten tot hun eerstvolgende salaris.