Pleo en etiscan
Hoe etiscan hun uitgavenchaos terugbracht tot een taak van twee uur
De uitdaging
etiscan bouwt al 30 jaar software die logistiek slimmer maakt. Hun tools helpen bedrijven om mobiele data sneller vast te leggen, naadloos te integreren met ERP-systemen en efficiënter te werken. Ze werken voor uiteenlopende klanten: variërend van wereldwijde DAX-bedrijven tot middelgrote ondernemingen.
Omdat hun financiële processen achterbleven, liepen ze in toenemende mate tegen problemen aan.
Met een klein financieel team werd het steeds moeilijker om grip te houden op hun uitgavenbeheer. Reisuitgaven, creditcardaflettering, rapportages aan het einde van de maand… alles verliep handmatig en kostte meer tijd dan dat er capaciteit was.
Dat zag er ongeveer zo uit:
Een fulltime baan in vermomming
Verspreid over het team vroeg het beheren van de uitgaven om de inzet van bijna één FTE. Taken stonden verspreid in inboxen en takenlijsten, niets werd realtime vastgelegd en elke maand voelde als een reconstructieproject.
Bonnetjes die om de haverklap kwijtraakten
Ongeveer 10% van de bonnetjes raakte simpelweg kwijt. En als dat gebeurde, zat er niets anders op dan achteraf het verhaal te reconstrueren met onvolledige informatie (en nul plezier).
Declaraties werden pas na zes weken verwerkt
Werknemers moesten tot wel zes weken wachten om hun eigen geld terugbetaald te krijgen - een werkwijze die niet alleen inefficiënt was, maar ook het vertrouwen schaadde.
Een maandafsluiting die nooit écht af was
Omdat uitgaven pas weken (en soms zelfs maanden) later werden geboekt, waren rapportages verouderd op het moment dat ze het hardst nodig waren. Het finance-team kon daardoor niet sturen op actuele data.
De oplossing
Tijdens het in kaart brengen van de opties plaatste etiscan meerdere tools op de shortlist, maar geen daarvan bleek een schot in de roos. Pleo daarentegen sloot perfect aan bij hun behoeften.
"Andere tools deden interessante aanbiedingen, maar misten duidelijkheid en gebruiksgemak. Pleo voelde meteen logisch.”
– Henry P. Jenner, Head of Finance and Operations
De resultaten
De resultaten spreken voor zich, maar laten vooral zien dat het finance-team eindelijk ruimte heeft om aan hun kerntaken te werken.
Van 160 uur per maand naar slechts twee uur
Wat eerst neerkwam op de werkdruk van bijna één FTE, kost nu nog slechts twee uur per maand. Eén gestructureerde beoordeling. Eén export. Klaar.
Ontbrekende bonnetjes: eindelijk verleden tijd
Het aantal ontbrekende bonnetjes daalde van ongeveer 10% naar bijna nul. Sinds de implementatie zijn er in totaal maar twee ontbrekende bonnetjes geweest.
Tijd die beter wordt besteed
Het financiële team zit niet meer achter bonnetjes aan. Ze houden zich nu bezig met rapportages voor banken en investeerders, sales controlling, prijsstrategie en het sturen van de business. Kortom: het werk dat écht het verschil maakt.
Inzicht zonder graafwerk
Met ingebouwde weergaven voor terugkerende betalingen, leveranciersinzichten en filters analyseer je alles direct in Pleo. Controles waarvoor je vroeger een volledige ERP-export nodig had, kosten nu nog maar een paar seconden.