Second Step ist eine führende Hilfsorganisation für mentale Gesundheit mit Sitz in Bristol. Über 300 Mitarbeiter:innen unterstützen Gemeinschaften im gesamten Südwesten Englands. Einige der Teams arbeiten remote, oft im Außeneinsatz und weit entfernt von der Hauptgeschäftsstelle. Das machte Ausgaben für Second Step zu einer Herausforderung – und ihre Kontrolle noch schwieriger.

Anfangs verwaltete das Finanzteam zwei separate, verwaltungsintensive und zeitaufwendige Systeme: Kreditkarten für Manager:innen und Prepaid-Karten für die Teams, beide gestützt auf veraltete Tools. Das Ergebnis war ein manueller Verwaltungsalbtraum, durch den das Team beim Kontenabgleich sechs Monate im Rückstand war.

Weitere zentrale Herausforderungen waren:

Das Finanzteam brauchte eine bessere Lösung: ein System, das einfach zu bedienen ist, die gewünschte Transparenz und Kontrolle bietet und den Verwaltungsaufwand reduziert. Nach dem Vergleich mehrerer Optionen setzte sich Pleo durch – wegen des Produkts und des Teams dahinter.

„Wir waren auf der Suche nach Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und großartigem Kundenservice. Pleo deckt das alles ab, und das Feedback unserer Endnutzer:innen war durchweg positiv.“ – Bartosz Zimniewicz, Finance Manager

Pleo hat die Verwaltung der Mittel bei Second Step in kurzer Zeit grundlegend verändert: Aus einem sechsmonatigen operativen Rückstand wurde ein klarer, einfacher und transparenter Prozess.