Customer Case – etiscan
So machte etiscan aus monatlichem Ausgabenchaos eine Aufgabe von zwei Stunden
Die Herausforderung
etiscan entwickelt seit 30 Jahren Software, die Logistik smarter macht – für globale DAX-Konzerne ebenso wie für mittelständische Unternehmen. Seine Tools helfen Unternehmen, mobile Daten schneller zu erfassen, und ermöglichen nahtlose Integrationen mit ERP-Systemen sowie wertvolle Prozessoptimierungen.
Umso schmerzhafter war es, dass die eigenen Finanzprozesse nicht Schritt halten konnten.
Im Finanzteam hatte sich die Ausgabenverwaltung zu einer Aufgabe entwickelt, für die offiziell niemand konkret zuständig war. Reiseausgaben, Kontenabgleiche für Firmenkreditkarten, Berichte für den Monatsabschluss … alles war manuell, langsam und kostete Zeit, die eigentlich niemand im Team übrig hatte.
Die Probleme im Einzelnen:
Ein versteckter Vollzeitjob
Über das Team verteilt entsprach der Aufwand für die Ausgabenverwaltung jeden Monat in etwa einer Vollzeitstelle. Die Freigabeprozesse liefen über den E-Mail-Posteingang, nichts wurde in Echtzeit erfasst, und für jeden Monatsabschluss mussten viele Transaktionen minutiös rekonstruiert werden.
Belege, die einfach verschwanden
Rund 10 % der Belege gingen verloren. Passierte das, blieb nur die Möglichkeit, alles im Nachhinein mit unvollständigen Informationen (und nicht gerade viel Begeisterung) zu rekonstruieren.
Rückerstattungen erst nach sechs Wochen
Die Mitarbeiter:innen mussten bis zu sechs Wochen darauf warten, ihr Geld für Geschäftsausgaben zurückzuerhalten – dies war nicht nur ineffizient, sondern auch nicht gerade vertrauensfördernd.
Ein Monatsabschluss, der nie wirklich fertig war
Da Ausgaben erst Wochen – teils sogar erst Monate – später verbucht wurden, waren die Berichte genau in dem Moment veraltet, in dem sie eigentlich am wichtigsten waren. Das Finanzteam navigierte quasi mit einer Karte, die längst nicht mehr aktuell war.
Die Lösung
Auf die Shortlist potenzieller Lösungen schafften es schließlich mehrere Tools. Wirklich geeignet war aber keines. Nur Pleo war von Anfang an ein Match.
„Andere Tools hatten auch interessante Funktionen, aber es fehlte ihnen an Klarheit in der Navigation und Benutzerfreundlichkeit. Pleo hat einfach gepasst.“
– Henry P. Jenner, Head of Finance & Operations
Das Ergebnis
Die Ergebnisse sprechen für sich, zeigen aber insbesondere auch, was ein Finanzteam leisten kann, wenn es endlich die Möglichkeit hat, sich auf sein eigentliches Aufgabengebiet zu konzentrieren.
Aus 160 Stunden im Monat wurden zwei
Was früher dem Aufwand einer Vollzeitstelle entsprach, dauert jetzt rund zwei Stunden pro Monat. Eine strukturierte Prüfung. Ein Export. Fertig.
Fehlende Belege: Schnee von gestern
Fehlten früher noch ca. 10 % aller Belege, sind es jetzt fast keine mehr. Seit der Implementierung gab es insgesamt gerade einmal zwei fehlende Belege.
Mehr Zeit für das, was zählt
Das Finanzteam muss Belegen heute nicht mehr hinterherlaufen. Es erstellt Berichte für Banken und Investor:innen, übernimmt Sales-Controlling, Preisstrategie und Business-Steuerung – Aufgaben, die wirklich etwas bewegen.
Transparenz ohne Suchaufwand
Integrierte Ansichten für wiederkehrende Zahlungen, Händler-Insights und Filter sorgen dafür, dass Analysen direkt in Pleo durchgeführt werden können. Prüfungen, für die früher eine komplette ERP-Abfrage nötig war, nehmen nun lediglich Sekunden in Anspruch.
Toonen Reizen
So konnte Toonen Reizen die Bearbeitung von Ausgaben mit Pleo von Stunden auf Sekunden reduzieren
Shellworks
Wie Shellworks jeden Monat über 80 Eingangsrechnungen mit Pleo verwaltet
Durchstarten mit Pleo
Schließen Sie sich über 40.000 Unternehmen an. Jetzt mit der kostenlosen Testversion starten.