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Customer Case – Bonzer

Wie Bonzer über 700.000 Euro Marketingbudget mit Pleo verwaltet

Customer Case – Bonzer

Die Herausforderung

Sagen Sie Hallo (oder Hej) zu Bonzer – einer SEO-Agentur, die davon überzeugt ist, dass die Optimierung der organischen Suchergebnisse einer der nachhaltigsten Wege ist, um als Unternehmen auf sich aufmerksam zu machen. Ob Google, Bing oder YouTube – Bonzer ist stolz darauf, die Dynamik von Suchmaschinen zu nutzen, um Unternehmen in ganz Skandinavien dabei zu helfen, mit ihrer Kundschaft in Kontakt zu treten.

Bonzer wurde 2017 in Kopenhagen gegründet. Das Team stellte mit die ersten Beta-Nutzer:innen von Pleo. Seit der Gründung ist die Agentur zusammen mit Pleo gewachsen. Und mit dem Wachstum stiegen auch die Marketingaktivitäten (und -ausgaben) sowie die technologische Ausstattung.

  • Blackbox: Marketingausgaben

    Ulrich, CEO und Founder von Bonzer, muss zwischen verschiedenen Werbeplattformen und Hubspot hin- und herspringen, um herauszufinden, wie viel auf den verschiedenen Kanälen ausgegeben wurde … und wie viel vom Marketingbudget noch übrig ist. Es kommt vor, dass er glaubt, noch Geld zur Verfügung zu haben, während CFO Johannes meldet, dass bereits 20 Prozent zu viel ausgegeben wurden.

  • Zeit geht an Banalitäten verloren

    Mit einem umfangreichen Technologie-Stack, der etwa 200 Belege pro Monat generiert, ist es schwierig, den Überblick über alle Ausgaben zu behalten und die Buchhaltung dieser Belege zu verwalten. Dadurch hat Johannes nur wenig Zeit, um an Prozessen oder Plänen zu arbeiten, die einen größeren Einfluss auf das Unternehmen haben.

  • Mehrere Steuerkanzleien

    Als Johannes bei Bonzer anfing, hatte jeder der drei Standorte in Dänemark, Schweden und Norwegen eine eigene Steuerberatungskanzlei, die für die Buchhaltung zuständig war. Das bedeutete höhere Kosten, aber auch mehr Zeitaufwand für die Buchhaltung und die Personalverwaltung.

Die Lösung

Eine ganzheitliche Spend Management-Lösung, die jede Ausgabe der Agentur erfasst, mit verschiedenen lokalen Buchhaltungssystemen an unterschiedlichen Standorten verbunden werden kann und die Kontrolle über die Marketingausgaben behält.

„Vor zwei Jahren haben wir alle Finanzprozesse zentralisiert. Pleo hat dabei eine wichtige Rolle gespielt. Dank der Pleos Multi-Entity-Funktion konnten wir die Buchhaltungseinstellungen für alle drei Standorte direkt auf einer Plattform vornehmen. Heute kann alles, was mit unserer standortübergreifenden Finanzabteilung zu tun hat, von einer Person gemanagt werden“. - Johannes Max Fichtner, CFO

Das Ergebnis

Als CFO, der sich um viele Dinge kümmern muss – sei es Finanzplanung, Cashflow-Optimierung oder Rechtsfragen – muss Johannes jetzt nicht mehr Belegen hinterherlaufen oder sich mit verschiedenen Steuerberater:innen abstimmen. Pleo hat nicht nur dazu beigetragen, dass er und Ulrich jetzt mehr Zeit haben, um gemeinsam an strategischen Themen zu arbeiten, auch die Produktivität der restlichen Mitarbeiter:innen ist signifikant gestiegen.

  • Bessere Kontrolle und Transparenz der Marketingausgaben

    Ulrich und Johannes erkannten schnell die Vorteile von Pleos zweckgebundenen Karten zur Verwaltung ihrer Marketingausgaben. Jetzt arbeiten sie mit einer einzigen fehlerfreien Datenquelle, die Ihnen zuverlässig zeigt, wie viel in einem bestimmten Monat ausgegeben wird. Außerdem kann Ulrich das Budget mit einer speziellen Karte für alle Marketingausgaben selbst verwalten.

  • Einfacher Monatsabschluss an allen Standorten

    Pleos Multi-Entity-Funktion gibt Johannes einen vollständigen Überblick und mehr Kontrolle über die Gesamtausgaben der Agentur – ganz ohne die Hilfe externer Buchhalter:innen. Und da Pleo mit allen Buchhaltungstools der verschiedenen Märkte verbunden werden kann, werden alle Buchhaltungsprozesse intern abgewickelt.

  • Enorme Zeit- und Kosteneinsparungen

    Ulrich schätzt, dass Fetch (die Pleo-Schnittstelle für Gmail, Outlook und Microsoft 365) fünf bis sechs Stunden Arbeit pro Monat einspart, da die Pleo-Nutzer:innen ihre Belege nicht mehr manuell suchen und hochladen müssen. Diese Zeitersparnis entspricht einer monatlichen Kostenersparnis von ca. 10.000 DKK (ca. 1.350 EUR).

  • Mehr Zeit für Strategisches

    Da 80 bis 90 Prozent der Belege über Pleo abgewickelt werden, verbringt Johannes nur noch ein bis zwei Stunden pro Monat damit, diese 200 Belege abzurechnen. „Der Hauptvorteil von Pleo ist, dass wir mehr von Johannes haben, und zwar in einem strategischen Kontext“, sagt Ulrich.

  • Allumfassender Überblick über Geldflüsse

    Mit Funktionen wie dem Daten & Analyse-Dashboard von Pleo erhält Johannes die so dringend benötigte Transparenz darüber, wofür Geld ausgegeben wird. Eine solide Basis für die regelmäßige Überprüfung der Agenturkosten ist geschaffen.

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