Toonen Reizen bruger Pleo
Sådan har Toonen Reizen reduceret deres udgiftshåndtering fra timer til sekunder med Pleo
Udfordringen
Toonen Reizen er et hollandsk busselskab med omkring 30 busser og over 50 medarbejdere, herunder chauffører, der kører på tværs af Europa hver eneste uge. På alle ture betaler chaufførerne for brændstof, vejafgifter, parkering, mad og overnatning. Det er mange udgifter, som sker langt fra hovedkontoret.
Opgaven med at administrere det hele lå hos økonomiteamet, som består af kun to personer – heriblandt Joey Mahulette, der er virksomhedens Finance Business Partner. Inden Pleo kom ind i billedet, måtte chaufførerne medbringe en konvolut fyldt med kontanter og huske at gemme kvitteringerne, hvorefter økonomiteamet stod med det tunge, manuelle arbejde ved hjemkomsten.
Der gik ikke længe, før systemet begyndte at smuldre:
100 transaktioner pr. time
Hver eneste kvittering blev kontrolleret manuelt og indtastet i regnskabssystemet. Det tog næsten en time at komme igennem 100 transaktioner. Og fordi der altid er busser på farten, blev det administrative arbejde en voldsom belastning på et lille økonomiteam bestående af to personer.
Gammeldags kuverter med kontanter
Chaufførerne fik udleveret kontanter inden turen og skulle gemme alle kvitteringerne og de penge, der var tilovers. Når tallene ikke stemte, måtte økonomiteamet i gang med et større opklaringsarbejde. Og manglede der en kvittering, var teamet nødt til at tage chaufførens ord for gode varer.
Data med flere ugers forsinkelse
Det var først muligt at få et overblik over udgifterne, når chaufførerne var hjemme igen. Det betød, at økonomiteamet ikke kunne følge op på noget i realtid – kun på bagkant.
Chauffører agerede bogholdere
Mens de samtidig skulle passe deres arbejde, måtte chaufførerne også holde styr på en bunke fysiske kvitteringer fra forskellige lande – det var ikke rimeligt, og det fungerede ikke.
Løsningen
Da medarbejderne hele tiden er på farten, var det afgørende med en løsning, der fungerede overalt – ikke kun bag skrivebordet. Pleo kunne levere en vindende kombination af enkle processer for chaufførerne og bedre kontrol over forbruget i realtid for økonomiteamet.
"Nu kan chaufførerne uploade deres kvitteringer via appen, og vi kan se transaktionen med det samme. Det reducerer det manuelle arbejde og giver os et langt bedre overblik over forbruget."
– Joey Mahulette, Finance Business Partner
Resultatet
Ændringen har været mærkbar – for økonomiteamet, for chaufførerne og for virksomheden.
Manuelt arbejde reduceret til sekunder
Økonomiteamet bruger langt mindre tid på at rette data og lede efter kvitteringer og mere tid på at analysere tendenser, spotte usædvanlige udgifter og administrere forbruget i realtid, når medarbejderne er på farten.
Færre manglende kvitteringer og bedre compliance
Det er nemt og hurtigt for chaufførerne at tage et billede af kvitteringen – og derfor får de det rent faktisk gjort, hvilket er en kæmpe hjælp for økonomiteamet.
Ingen overraskelser efter hjemkomsten
Alle transaktioner er nu synlige i realtid – og hvis noget ser usædvanligt ud, kan teamet reagere med det samme og ikke flere uger senere.
Økonomiteamet kan fokusere på økonomien
Teamet er ikke længere presset af administrative opgaver og kan i stedet fokusere på at analysere forbrugstendenser og mønstre for at tage bedre beslutninger, der har direkte indflydelse på forretningen.