Pleo gebruiken - Koto
Hoe Koto het aantal betrokkenen bij het uitgavenproces terugbracht van zes naar twee
De uitdaging
Maak kennis met Koto Studio - een bedrijfsadviesbureau dat de visie en missie van een bedrijf tot leven brengt door middel van woorden en ontwerp. Het team bestaat uit meer dan 100 mensen, voornamelijk ontwerpers, creatives en strategen.
Koto is opgericht in 2014 en werkt al bijna van meet af aan met Pleo. Pleo is al vroeg in het bedrijf geïmplementeerd en speelde een belangrijke rol bij het beheren van bedrijfsuitgaven, iets waar de merkstudio in het begin moeite mee had, zeker toen Caroline in haar eentje de boel draaiende moest houden.
Verloren bonnetjes aan het einde van de maand
Vóór Pleo verliep het werk van Caroline als volgt: aan het einde van de maand had zich een berg aan verloren bonnetjes gevormd, en die moesten elk verantwoord worden. De paar bonnetjes die het einde van de maand wel haalden, lagen verfrommeld en opgestapeld op haar bureau, met een gekrabbeld briefje ter rechtvaardiging van de aanschaf. Dit resulteerde in ongeveer 50% aan ontbrekende bonnetjes.
Gebrek aan duidelijkheid over wat het team wel en niet kon kopen
Naarmate het team van Koto groeide, werd het steeds moeilijker om de uitgaven van het team te beheren. Er was geen strikt uitgavenbeleid en mensen gaven lukraak geld uit, waarbij ze zich vaak ongemakkelijk en schuldig voelden over hun aankopen.
Een rommelig uitgavenproces voor alle betrokkenen
Caroline spendeerde uren aan het doorwerken van stapels papierwerk en het correct boeken en archiveren hiervan. Het kwam zelden voor dat alle vereiste informatie vooraf werd ingevoerd, waardoor ze constant moest jagen op ontbrekende data.
De oplossing
Een alles-in-één platform dat alle bedrijfsuitgaven in één proces vastlegt, waardoor het financiële team waardevolle inzichten en zichtbaarheid krijgt over reeds gemaakte en toekomstige kosten.
"Voordat we Pleo gebruikten, waren er wel zes mensen betrokken bij het verwerken van één uitgave. De ene persoon keurt het goed, de andere gaat achter de gegevens aan en weer een ander betaalt het geld terug. Nu zijn er nog maar twee mensen betrokken: de gebruiker zelf en iemand van de finance-afdeling. Het verwerken van alle uitgaven kost per persoon nog maar één dag per week. Voorheen waren de cumulatieve uren voor zes personen minstens het dubbele."
De resultaten
Als COO van een groeiende, internationale merkstudio, heeft Caroline wel wat beters te doen dan het goedkeuren van zakelijke uitgaven. Pleo helpt haar om kostbare tijd vrij te maken en stelt haar team in staat besparingsmogelijkheden te identificeren en hun werk slimmer in te richten.
Meer controle en inzicht
Pleo gaf Koto meer controle over hun zakelijke uitgaven: van het instellen van individuele uitgavenlimieten tot het real-time bijhouden van betalingen en het bevriezen van betaalkaarten. Met dit niveau van controle is er veel meer zicht op de bedrijfsuitgaven. Het team van Koto is hierdoor in staat om snelle, op data gebaseerde, strategische beslissingen te nemen.
Meer strategisch denken
Vóór Pleo besteedde Caroline een hoop tijd aan het najagen van zakelijke uitgaven. Vandaag de dag is dat gelukkig passé. Teams beschikken over alle informatie die ze nodig hebben om aankopen te doen, en het financiële team kan deze aankopen zorgeloos verwerken. Alle details zijn netjes verantwoord. Caroline heeft daardoor eindelijk tijd om aan te schuiven bij strategische gesprekken die écht impact uitoefenen op het bedrijf.
Medewerkers in hun kracht zetten
Dankzij Pleo kunnen gebruikers binnen Koto betalingen verrichten zonder tijdrovende goedkeuringsprocessen. Pleo geeft de medewerkers van Koto de mogelijkheid om eenvoudig en snel te kopen wat ze nodig hebben voor hun werk.