Pleo gebruiken - Humaans
Hoe Pleo Humaans hielp om hun beheer aan het einde van de maand ruimschoots te halveren
De uitdaging
Humans, een HRIS-software start-up opgericht in 2020, streeft ernaar om het beheren van personeel zo soepel mogelijk te maken. Het team werkt zowel in Londen als op afstand, wat een interessante dynamiek met zich meebrengt als het gaat om werknemersuitgaven. Omdat mensen over de hele wereld uitgaven doen, kan het lastig zijn om te weten waar het geld naartoe gaat - vooral wanneer er kwartaalbijeenkomsten zijn die aanzienlijke kosten met zich meebrengen voor reizen en accommodatie.
Met zo'n klein financieel team is handmatig beheer een tijdrovend proces. Voordat hij aan de slag ging met Pleo, was Robbie Osborne, Hoofd Financiën bij Humaans, gefrustreerd door de volgende uitdagingen:
Gebrek aan vrijheid om uit te geven wanneer dat nodig is
Het was simpelweg niet efficiënt om de CEO bij elke betaling om hun creditcard te moeten vragen - of dat nu om een kop koffie ging of om een software-abonnement. Het gebruik van persoonlijke betaalmiddelen en het later declareren hiervan, zorgde evengoed voor problemen.
Moeite om zicht te krijgen op de kosten van elk team
Met externe medewerkers die regelmatig (en soms roekeloos) geld uitgeven en managers die aan de lopende band software aanschaffen, was het lastig om de uitgaven goed in het oog te houden. Bovendien was het jagen op facturen en bonnetjes een enorm gedoe, want deze waren verspreid over de inboxen van verschillende gebruikers, zonder centrale plek om ze op te slaan en te bekijken.
De maandafsluiting duurde een eeuwigheid
Vóór Pleo besteedde het financiële team van Humaans tot wel 20 uur per maand aan handmatige reconciliatie. En omdat mensen nu eenmaal niet zonder fouten zijn, werden bonnetjes nogal eens vergeten of raakten ze zoek (tot wel 100 per maand). Dit leverde de financiële afdeling een hoop vertraging op.
De oplossing
Een alles-in-één platform dat elke uitgave in één proces vastlegt, waardoor het financiële team waardevolle inzicht krijgt in reeds gemaakte en toekomstige kosten.
"Pleo helpt ons om dat centrale element van zichtbaarheid te behouden, zodat het finance-team precies ziet waar mensen hun geld aan uitgaven. De medewerkers hebben op hun beurt de vrijheid om zakelijke uitgaven te doen, zonder dat ze beperkt worden of omslachtige processen moeten doorlopen."
De resultaten
Robbie heeft veel op zijn bordje. Hij zorgt dat gebruikers op tijd betalen, beheert de verkoopgegevens en werkt hard mee aan het opschalen van het bedrijf. Het laatste wat hij wil, is onnodig veel tijd besteden aan uitgavenbeheer en het doorspitten van spreadsheets. Pleo automatiseert al deze tijdrovende processen, zodat Robbie voldoende tijd heeft om het beste uit zijn financiële team te halen.
Meer gemak aan het eind van de maand
Humaans besteedt nu minder dan 6 uur per maand aan handmatige afstemming dankzij het digitaliseren van financiële processen. De kosten van Pleo worden dankzij deze tijdsbesparing volledig gerechtvaardigd.
Trends spotten
Data is essentieel voor organisaties, maar is nooit sterker dan de beslissingen waartoe het leidt. Pleo biedt belangrijke inzichten aan het financiële team bij Humaans. Hiermee kunnen ze trends identificeren en actie ondernemen, of dat nu gaat om het verhogen van uitgaven of het terugdringen hiervan.
Medewerkers in hun kracht zetten
Pleo stelt gebruikers binnen Humaans in staat om snel en efficiënt betalingen te verrichten, terwijl de controle van deze uitgaven nog steeds centraal plaatsvindt. In plaats van honderden declaraties in te dienen en een week of langer te wachten op vergoeding, geeft Pleo werknemers de vrijheid om uit te geven wat ze nodig hebben.
Meer verantwoordelijkheid
Door Pleo-kaarten aan medewerkers te verschaffen, ervaren zij een hernieuwd gevoel van verantwoordelijkheid. Ze geven niet zomaar onnodig of onprofessioneel bedrijfsgeld uit, want ze weten dat ze ter context een bonnetje, categorie, label en beschrijving moeten toevoegen.
Geen gemiste betalingen meer
Dankzij Pleo Invoices voorkomt Humaans dat ze betalingen aan leveranciers missen en mogelijk permanent worden afgesloten. Ze kunnen nu in realtime elke factuur volgen en betalingen plannen wanneer het hen uitkomt.