IDTV bruger Pleo
Sådan bevarer IDTV kontrollen over globale produktionsomkostninger med Pleo uden at sænke tempoet
Udfordringen
Medieselskabet IDTV specialiserer sig i at udvikle ambitiøse koncepter inden for TV, events og digitale platforme. Siden 1977 har de været med til at skabe debat og sætte spotlight på rigtige mennesker og deres historier. Men med de store idéer fulgte store økonomiske udfordringer, og IDTV var nødt til at finde en bedre løsning til at håndtere deres udgifter for at sikre, at deres produktioner forløb uden problemer.
Med internationale aktiviteter, et stort antal transaktioner og en konstant strøm af freelancere er der sjældent en stille dag i økonomiafdelingen hos IDTV. Frank Wennekes, Business Controller hos IDTV, fortæller om en hverdag præget af udfordringer:
Tidskrævende udgiftshåndtering
Manuel håndtering af store mængder transaktioner gav masser af overarbejde for økonomiteamet. Ved månedsafslutningen gik der især rigtig meget tid med at matche data og jagte kvitteringer.
Begrænsninger på kort i udlandet
Produktioner i udlandet medførte ekstra udfordringer. Når bestemte betalingsformer ikke kunne bruges, måtte teamet løbende finde alternative løsninger for at gennemføre transaktioner.
En uforudsigelig pengestrøm
IDTV's projektbaserede forretningsmodel gjorde pengestrømmen svær at forudsige. Uden sporing i realtid var det vanskeligt at administrere budgetterne og træffe hurtige beslutninger på et oplyst grundlag.
Løsningen
En løsning til udgiftshåndtering, der er skabt til at forenkle komplekse økonomiske processer. Pleo gør det muligt for IDTV at bevare det komplette overblik og se, hvad pengene bliver brugt til.
"Pleo har løftet effektiviteten i vores produktionsteams til et helt nyt niveau, så de kan spore udgifter i realtid inden for deres budget. Det giver medarbejderne mulighed for at håndtere deres egne transaktioner og reducerer behovet for hjælp fra økonomiteamet. Det er en gevinst for alle parter." – Frank Wennekes, Business Controller
Resultatet
IDTV valgte Pleo for at skabe overblik og kontrol over virksomhedens udgifter. Med redskaber som virtuelle kort til freelancere og nemme godkendelsesflow fik økonomiteamet en løsning, der sagtens kunne følge med virksomhedens produktioner og medarbejdere. Effekten var mærkbar fra starten og banede vejen for mere effektive processer og bedre økonomiske beslutninger.
Krystalklart overblik over forbruget
Teamet får indsigt i deres udgifter i realtid ved at integrere Pleo med deres regnskabssystem. Det er nemmere at spore budgetter, og presset ved afstemning sidst på måneden er lettet betydeligt.
Bedre kontrol med pengestrømmen
Takket være sporing i realtid har IDTV kontrol over deres pengestrøm, så de kan planlægge, justere og tage bedre beslutninger.
Nem håndtering af udlæg
Medarbejderne kan håndtere udlæg uden det sædvanlige besvær. Det er en stor fordel for dem, der foretager køb på farten eller dækker produktionsomkostninger af egen lomme.
Strømlinet forbrug for freelancere
Virtuelle kort har revolutioneret administrationen af freelancere. Frank og hans team kan udstede, spærre og genaktivere kort efter behov, hvilket gør det nemt at onboarde og offboarde brugere.
Mere tid til alt det vigtige
Når de ikke skal bruge deres tid på at jagte fakturaer eller løse administrative problemer, kan økonomiteamet i IDTV flytte fokus fra papirarbejde til strategiske tiltag.