Humaans bruger Pleo
Sådan hjalp Pleo Humaans med mere end at halvere mængden af administrativt arbejde
Udfordringen
Humans er en HRIS-softwarevirksomhed, der blev grundlagt i 2020. Deres mission er at gøre personaleledelse så problemfrit som muligt. Teamet har base i London, men benytter sig også af fjernarbejde, hvilket giver en interessant dynamik, når det kommer til medarbejderudgifter. Når man har ansatte, der bruger penge i alle verdenshjørner, kan det være svært at holde styr på, hvad pengene bliver brugt til – især når virksomheden afholder store sociale arrangementer hvert kvartal, der medfører betydelige udgifter til rejser og indkvartering.
Den lille økonomiafdeling stod overfor store udfordringer med enorme mængder af administrativt arbejde. Før Humaans fik Pleo, blev Robbie Osborne, som er Head of Finance, ofte frustreret over følgende udfordringer:
Delte firmakort og langsomme tilbagebetalinger
Det er ikke særligt effektivt altid at skulle spørge CEO'en, om man kan få lov til at låne firmakortet, hver gang der skal købes noget til arbejdet – uanset om det er en kop kaffe eller et nyt softwareprogram. Og når medarbejdere i stedet valgte at lægge ud for køb af egen lomme for derefter at vente mindst en uge på at blive tilbagebetalt, opstod der en helt ny kategori af problemer.
Manglende overblik over hvert teams udgifter
Med fjernarbejdere, som brugte penge regelmæssigt (og ofte uforsvarligt), og ledere, som anskaffede sig software i øst og vest, blev det en umulig opgave at bevare overblikket over virksomhedens udgifter. Derudover var det besværligt at indsamle fakturaer og kvitteringer, som gemte sig i medarbejderes indbakker i stedet for ét centralt sted.
Manuel afstemning ved hver månedsluk
Før Humaans fik Pleo kunne økonomiafdelingen bruge op til 20 timer hver måned på manuel afstemning af udgifter. Det var ikke ualmindeligt, at medarbejdere havde glemt eller mistet deres kvitteringer – faktisk mistede ansatte op til 100 kvitteringer om måneden! – hvilket betød, at det tog endnu længere tid at få styr på regnskabet sidst på måneden.
Løsningen
En alt-i-én-platform, der samler alle udgifter i én proces, som giver økonomiafdelingen værdifulde indsigter og overblik over tidligere og mulige fremtidige udgifter.
"Pleo hjælper os med at bevare overblikket, så økonomiafdelingen kan forstå præcis, hvad folk bruger penge på, mens medarbejdere har friheden til at bruge penge uden besværlige begrænsninger og tidskrævende processer."
Resultatet
Robbie har ofte meget at se til. Han skal blandt andet sørge for, at medarbejdere bliver betalt til tiden, at salgsteamet sidder inde med relevante data og generelt jonglere det kaos, der ofte er forbundet med at skalere en virksomhed. Det sidste, han har brug for, er at skulle bruge unødvendig tid på at administrere udgifter og gennemgå regneark. Pleo automatiserer disse tidskrævende processer, så Robbie og økonomiteamet kan arbejde så effektivt som muligt.
Nem månedsafslutning
For Humaans har digitaliseringen af kedelige økonomiske processer reduceret den tid, de bruger på manuel afstemning, til mindre end 6 timer hver måned. Den økonomiske værdi af denne tidsbesparelse er hver en krone værd af omkostningerne ved at bruge Pleo.
Identificering af tendenser
Data spiller en vigtig rolle i de fleste organisationer. Men data er ikke bedre end de beslutninger, der træffes på baggrund af den tilgængelige data. Pleo giver økonomiteamet hos Humaans vigtige indsigter og hjælper dem med at identificere tendenser, som de kan handle på ved at skrue op eller ned for deres udgifter.
Selvstændigg ørelse af medarbejdere
Pleo hjælper Humaans med at give medarbejdere i hele organisationen mulighed for at foretage de udgifter, de har brug for, hurtigt og effektivt, samtidig med at de bevarer kontrollen. I stedet for at opbygge hundredvis af private udlæg og vente på at få dem tilbagebetalt giver Pleo medarbejderne frihed til at bruge firmakortet, når de har brug for det.
Større ansvarlighed
På grund af den tillid, virksomheden viser medarbejderne ved at give dem et Pleo-kort, føler de sig forpligtet til at give noget tilbage. Medarbejderne er tilbageholdende med at bruge penge uforsvarligt eller uprofessionelt, når de ved, at de skal indsende en kvittering og tilføje kategori, tag og note for at give kontekst.
Slut med manglende betalinger
Takket være Pleo Faktura har Humaans været i stand til at reducere skrækscenarier, hvor en leverandørbetaling udebliver, og de risikerer at blive afskåret for altid. Sporing i realtid betyder, at de kan se status for hver faktura og planlægge betalinger, når det passer dem.