etiscan bruger Pleo
Sådan gik etiscan fra kaos sidst på måneden til to timers hurtigt arbejde
Udfordringen
I 30 år har etiscan udviklet software, der optimerer og strømliner logistik. Deres værktøjer hjælper virksomheder med at indsamle mobildata hurtigere, integrere direkte med ERP-systemer og sikre en mere effektiv drift – for kunder, der spænder fra internationale koncerner til mellemstore virksomheder.
Det var derfor ekstra frustrerende, at deres egne økonomiprocesser ikke kunne følge med.
For det lille økonomiteam havde udgiftshåndteringen vokset sig til et administrativt monster. Fra rejseudgifter til afstemning af kreditkort og månedsrapporter – det hele var manuelt, langsomt og kostede en masse tid i en i forvejen travl hverdag.
Det så nogenlunde sådan ud:
Et fuldtidsjob i forklædning
Fordelt på hele teamet svarede arbejdet med udgiftshåndtering til et fuldtidsjob hver måned. Godkendelser druknede i indbakker, intet blev registreret i realtid, og hver månedsafslutning var ét stort detektivarbejde.
Manglende kvitteringer
Omkring 10 % af kvitteringerne manglede hver måned, og økonomiteamet måtte stykke puslespillet sammen på bagkant med sparsomme oplysninger.
Tilbagebetalinger med seks ugers ventetid
Medarbejderne måtte vente op til seks uger på at få deres egne penge tilbage – en praksis, der både var ineffektiv og svækkede tilliden internt i virksomheden.
Månedsafslutningen uden ende
Da udgifterne først blev bogført uger eller måneder efter købet, blev rapporteringen hurtigt forældet, og økonomiteamet var altid et skridt bagefter.
Løsningen
Da etiscan begyndte at afsøge markedet, havde de flere andre værktøjer i kikkerten – men ingen af dem ramte plet i forhold til teamets behov. Pleo var det rette match fra starten.
"Andre værktøjer var interessante, men manglede gennemsigtighed og brugervenlighed. Pleo gav bare mening."
– Henry P. Jenner, Head of Finance and Operations
Resultatet
Resultaterne taler for sig selv, men det allervigtigste er, at økonomiteamet har fået mere tid mellem hænderne til de opgaver, der betyder noget.
160 timers arbejde er reduceret til 2
Hvad der tidligere svarede til et fuldtidsjob, tager nu virksomheden omkring to timer om måneden. Én struktureret gennemgang. Én eksport. Færdig.
Manglende kvitteringer hører fortiden til
Antallet af manglende kvitteringer faldt fra ca. 10 % til stort set ingen. Siden implementeringen har der kun manglet to kvitteringer.
Tiden investeres bedre
Økonomiteamet bruger ikke længere tid på at jagte kvitteringer. De fokuserer på rapportering til banker og investorer, salgsanalyser, prisstrategier og forretningsudvikling – det arbejde, der rent faktisk gør en forskel for virksomheden.
Der er overblik uden gravearbejde
Indbyggede oversigter over faste betalinger, oplysninger om forhandlere og filtreringsmuligheder betyder, at analyser sker direkte i Pleo. Arbejde, der tidligere krævede en komplet dataeksport fra ERP-systemet, tager nu få sekunder.