Second Step er en førende velgørenhedsorganisation inden for mental sundhed og trivsel. Virksomheden har base i Bristol med over 300 medarbejdere og hjælper lokalsamfund i hele den sydvestlige del af England. Nogle af disse teams arbejder eksternt, ofte i marken og ofte langt fra hovedkvarteret. Det skabte udfordringer i forhold til udgiftshåndteringen og gjorde det svært at kontrollere forbruget.

For det første administrerede økonomiteamet to separate systemer, som både krævede meget vedligeholdelse og meget tid. Der var kreditkort til ledere og forudbetalte kort til teams – og begge var understøttet af forældede værktøjer. Resultatet var et administrativt mareridt, der gjorde, at teamet kom seks måneder bagud med afstemningen.

Derudover var der en række andre centrale udfordringer:

Økonomiteamet havde brug for noget bedre. Et system, der var nemt at bruge, som gav masser af overblik og kontrol, og som kunne reducere det administrative arbejde. Efter at have kigget på flere muligheder, faldt valget på Pleo – både på grund af produktet og menneskerne bag.

"Vi søgte funktionalitet, en brugervenlig oplevelse og fremragende kundeservice. Pleo har det hele, og tilbagemeldingen fra vores slutbrugere har kun været positiv." - Bartosz Zimniewicz, Finance Manager

På kort tid har Pleo fuldstændig ændret, hvordan Second Step administrerer deres velgørenhedsmidler, og forvandlet en administrativ byrde med seks måneders efterslæb til en effektiv, enkel og gennemsigtig proces.