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Modèle gratuit de suivi des frais kilométriques pour les professionnels en déplacement

Prenez le volant l'esprit tranquille, en sachant que tout est comptabilisé grâce au modèle Pleo gratuit de suivi des frais kilométriques.

Modèle gratuit de suivi des frais kilométriques pour les professionnels en déplacement

Explore our free professional mileage reimbursement template personalised for your business.

Getting reimbursed and track fuel consumption have never been this easy. To get started, enter your contact details and via Google Drive, you can make a copy and modify it to exactly what you need. Simple.

 

 

 

Toutes les informations pour utiliser le modèle de suivi des frais kilométriques

Ce modèle prêt à l'emploi permet aux collaborateurs en déplacement de demander facilement le remboursement de leurs frais kilométriques, tout en faisant gagner énormément de temps à l'équipe Finance. Voici comment enregistrer les trajets :

  • Complétez les espaces vides

Commencez par ajouter vos coordonnées, y compris votre nom complet, en haut à gauche du modèle. Ensuite, faites un relevé de votre compteur kilométrique au début du trajet et à la fin.

  • Enregistrez tous vos déplacements

Pour chaque déplacement, saisissez la date et sélectionnez le motif du trajet (« Affaires » ou « Personnel ») depuis le menu déroulant. Assurez-vous de fournir des détails sur chaque déplacement, en précisant par exemple s'il s'agit d'une conférence ou d'une réunion. Ensuite, saisissez les points de départ et d'arrivée ainsi que le nombre total de kilomètres parcourus.

  • Ajoutez des informations sur votre voiture

Précisez si la voiture est à vous ou à votre employeur. Ne négligez aucun détail : indiquez notamment le type de véhicule et la taille du moteur.

  • Nous calculons ensuite les déductions pour vous

Business miles are automatically calculated and entered into the ‘business miles’ column in the template. The total deduction amount is calculated using the HMRC Mileage Rate 2023 (£0.45 per mile).  

Comment les frais kilométriques sont-ils calculés ?

En France, le barème kilométrique établi par l'État fixe des tarifs différents selon la puissance du moteur et le nombre de kilomètres parcourus. À titre d'exemple, pour un véhicule 5 CV, les frais sont de 0,636 € par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres. Consultez le site des services publics pour avoir des informations détaillées. Aux États-Unis, l'IRS a fixé le taux à 67 cents par mile. Tout cela finit par s'additionner, alors n'oubliez pas de comptabiliser chaque kilomètre.

Les différentes façons d'enregistrer et de calculer vos frais kilométriques

Le suivi des frais kilométriques peut être effectué de plusieurs façons. On peut s'y prendre à l'ancienne en compilant et calculant manuellement chaque kilomètre parcouru, ou s'appuyer sur la technologie pour s'assurer que les équipes sont remboursées du montant correct (et en temps voulu).

Registre manuel

Consigner manuellement tous ses frais kilométriques est un processus fastidieux. Il existe un risque d'erreur humaine et vous pouvez potentiellement perdre la trace de vos trajets, ce qui rallongerait inutilement le processus de remboursement.

Modèle numérique

Consigner vos déplacements professionnels dans un fichier numérique permet une meilleure conservation des données et facilite le remboursement des frais kilométriques. Le modèle gratuit de Pleo fait les calculs pour vous, garantissant ainsi l'exactitude des données.

Application de suivi des frais kilométriques

La meilleure façon de regrouper tous vos frais kilométriques, c'est d'utiliser une application tout-en-un qui permet de détailler chaque trajet et conserve les informations en toute sécurité, pour le moment où vous en aurez besoin. Avec une application de suivi des frais kilométriques, vous obtenez des données plus précises.

Le suivi numérique des frais kilométriques profite à votre activité

En vous assurant que chaque kilomètre est pris en compte via une application de suivi, vous garantissez non seulement l'absence de lacunes dans vos données, mais vous générez aussi des rapports conformes que l'équipe Finance peut exporter lorsqu'elle le souhaite.

✅ Prenez des décisions basées sur les données

✅ Conservez les informations en toute sécurité

✅ Gagnez énormément de temps (et d'argent)

Utiliser Pleo pour enregistrer les frais kilométriques, ça paye

Un toute nouvelle façon d'enregistrer vos frais kilométriques

Simplifiez vos processus liés aux frais kilométriques et assurez un remboursement exact de tous les déplacements liés à l'activité professionnelle. La fonction de remboursement des dépenses de Pleo calcule automatiquement la distance et les frais de carburant pour les voyages d'affaires. Il suffit d'indiquer à notre application où un trajet a commencé et où il s'est terminé, et elle s'occupe du reste.

Des cartes essence pour les entreprises avec des limites de dépense individuelles

Émettez une carte d'entreprise nouvelle génération Pleo pour vos collaborateurs qui conduisent dans le cadre de leur travail. Ils l'utiliseront pour payer le carburant dont ils ont besoin. Au bureau, votre équipe Finance verra chaque paiement en temps réel. C'est aussi simple que ça !

Un remboursement du carburant facilité

Simplifiez le processus de remboursement des dépenses en fournissant un registre clair et transparent de tous vos frais kilométriques. Avec Pleo, votre équipe peut facilement importer des reçus, ce qui facilite la vérification et l'approbation des frais par l'équipe Finance en vue d'un remboursement.

Vous avez des questions ? Nous sommes là pour vous aider

Pendant combien de temps l'administration fiscale requière-t-elle de conserver les documents ?

Selon les règles fiscales, il faut conserver les justificatifs de notes de frais au moins 3 ans au format numérique, et 6 ans au format papier.

Comment un modèle de journal de frais kilométriques peut-il m'aider pour les déductions fiscales ?

Il est essentiel de garder une trace de vos relevés kilométriques pour vous assurer que les comptes sont en ordre et que votre équipe est remboursée de manière équitable. En utilisant un modèle conforme aux exigences de l'administration fiscale, l'équipe Finance peut être sûre que tout est conforme, et vous êtes en mesure de calculer l'allègement relatif aux indemnités kilométriques lorsque vous déclarez vos impôts.