Utiliser Pleo - Humaans
Comment Pleo a aidé Humaans à réduire de plus de la moitié leur administration de fin de mois
Le défi
Fondée en 2020, Humans est une scale-up spécialisée dans les logiciels de gestion des ressources humaines (SIRH), dont la mission est de rendre la gestion des personnes aussi fluide que possible. L'équipe est basée à la fois à Londres et en télétravail, ce qui crée une dynamique intéressante en ce qui concerne les dépenses des employés. Avec des personnes qui dépensent aux quatre coins du monde, il peut être difficile de suivre où va l'argent, notamment lorsqu'ils prévoient des événements sociaux trimestriels en personne nécessitant des dépenses importantes en termes de déplacements et d'hébergement.
Avec une équipe financière aussi restreinte, de nombreux défis surviennent en raison du temps nécessaire pour accomplir les tâches administratives manuelles, ce qui entraîne des inefficacités. Avant de mettre en place Pleo, Robbie Osborne, Directeur financier chez Humaans, était de plus en plus frustré par les défis suivants :
Manque de liberté de dépenser quand nécessaire
Devoir demander la carte du PDG à chaque fois que quelqu'un avait besoin d'acheter quelque chose pour le travail - que ce soit pour prendre un café ou s'abonner à un nouvel outil - n'était tout simplement pas efficace. De même, les personnes utilisant leurs cartes personnelles et soumettant les achats en frais plusieurs semaines après ont créé leurs propres problèmes.
Difficulté à obtenir une visibilité sur les coûts de chaque équipe
Avec les travailleurs à distance dépensant régulièrement (et parfois de manière imprudente) et les managers acquérant différents logiciels à gauche et à droite, surveiller les dépenses était délicat. De plus, la recherche des factures et des reçus était fastidieuse car ils se trouvaient dispersés dans les boîtes de réception de différentes personnes, sans endroit centralisé pour les stocker et les consulter.
Le rapprochement de fin de mois a pris une éternité
Avant Pleo, l'équipe financière de Humaans se trouvait à passer jusqu'à 20 heures chaque mois à effectuer des rapprochements manuels. Comme les gens ne sont pas parfaits, cela signifiait que les reçus étaient souvent oubliés ou égarés (jusqu'à 100 par mois, en fait), ce qui ne faisait qu'allonger le temps nécessaire aux finances pour rassembler les chiffres.
La solution
Une plateforme tout-en-un qui capture chaque dépense dans un seul processus, offrant à l' équipe financière des informations précieuses et une visibilité sur les coûts passés et les coûts potentiels futurs.
"Pleo nous aide à maintenir cet élément central de visibilité, ainsi les finances peuvent comprendre exactement ce que les gens dépensent, tandis que les [employés] ont la liberté de le faire sans des restrictions onéreuses et des processus fastidieux."
Les résultats
De s'assurer que les gens sont payés à temps à fournir des données aux ventes et jongler avec le chaos de la croissance d'une entreprise, Robbie a beaucoup sur les épaules. La dernière chose dont il a besoin est de passer du temps inutile à gérer les dépenses et à naviguer à travers des tableurs. Pleo travaille pour automatiser ces processus chronophages, libérant ainsi le temps de Robbie pour s'assurer que l'équipe financière soit aussi efficace que possible.
Les fins de mois sont désormais faciles
Pour Humaans, la numérisation des processus financiers fastidieux a permis de réduire le temps passé à la conciliation manuelle à moins de 6 heures chaque mois. La valeur monétaire de cette économie de temps vaut chaque centime du coût d'utilisation de Pleo.
Repérer les tendances
Les données sont essentielles pour les organisations, mais elles ne sont utiles que dans la mesure où elles contribuent à orienter les décisions. Pleo met en évidence des insights importants pour l'équipe financière chez Humaans, les aidant à identifier les tendances et à prendre des mesures, que ce soit pour augmenter les dépenses ou réduire les coûts dans certains domaines.
Responsabilisation des employés
Pleo aide Humaans à donner le pouvoir aux employés à travers toute l'organisation pour effectuer rapidement et efficacement les paiements dont ils ont besoin, tout en maintenant un contrôle centralisé. Au lieu d'accumuler des centaines de frais payés de leur poche et de devoir attendre d'être remboursés, Pleo offre aux employés la liberté de dépenser quand ils en ont besoin.
Une plus grande responsabilité
En raison de la confiance que l'entreprise accorde à ses employés en leur fournissant une carte Pleo, ces derniers ressentent un certain niveau de responsabilité en retour. Les individus sont peu enclins à dépenser de manière futile ou non professionnelle, sachant qu'ils doivent soumettre un reçu, indiquer une catégorie, ajouter une étiquette et fournir une note pour expliquer le contexte de leurs achats.
Plus de paiements manqués
Grâce à Pleo Factures, Humaans a réussi à éviter ces scénarios marginaux où un paiement fournisseur est oublié, ce qui pourrait entraîner une coupure définitive. Le suivi en temps réel leur permet de connaître le statut de chaque facture et de planifier les paiements selon leur convenance.