Second Step är en ledande välgörenhetsorganisation för mental hälsa och välbefinnande baserad i Bristol. De har över 300 medarbetare och stöttar samhällen över hela sydvästra England. Vissa av teamen distansjobbar, andra är ofta ute på fältet. Den gemensamma nämnaren är att de i regel befinner sig långt från huvudkontoret. Det gjorde det i stort sett omöjligt att håll koll på alla köp.

Från början hanterade ekonomiavdelningen två separata system – båda tungrodda och underhållskrävande. Cheferna använde kreditkort och medarbetarna betalkort och fastnade i sega processer när de skulle redovisa utgifterna. Det hela blev en administrativ mardröm där avstämningarna pågick i upp till ett halvår efter att köpen ägde rum.

Andra viktiga utmaningar inkluderade:

Ekonomiavdelningen behövde en lösning – ett lättanvänt system som gav dem både insyn och kontroll och minskade det manuella administrationsarbetet. Efter att ha utforskat några alternativ hamnade Pleo på topp vad gällde både produkten och människorna bakom den.

"Vi var ute efter funktionalitet, användarvänlighet och fantastisk kundservice. Pleo gav oss allt det. Feedbacken från våra slutanvändare har varit genomgående positiv.” - Bartosz Zimniewicz, ekonomichef

På kort tid har Pleo helt förändrat hur Second Step hanterar pengarna som doneras till välgörenhetsorganisationen. De där sex månaderna som lades på avstämning har blivit en effektiv, enkel och transparent process.