Second Step gebruikt Pleo
Hoe Second Step een achterstand van 6 maanden in de aflettering wegwerkte met Pleo
De uitdaging
Second Step is een liefdadigheidsinstelling voor geestelijke gezondheid, gevestigd in Bristol. De organisatie telt meer dan 300 werknemers die gemeenschappen in heel het zuidwesten ondersteunen. Sommige van die teams werken op afstand, vaak ver van het hoofdkantoor. Het bijhouden en verwerken van werknemersuitgaven is daardoor lastig.
Het finance-team deed dat op twee manieren die verre van ideaal waren: creditcards voor managers en debetkaarten voor de teams. Beide werden ook nog eens ondersteund door verouderde tools. Dat leidde tot een hoop gedoe met handmatige administratie, waardoor het team zes maanden achterliep op afletteringen.
Andere belangrijke uitdagingen waren:
Knelpunten rondom handmatig werk
Het finance-team besteedde wekelijks een volle dag aan het aanvullen van kaartsaldi en het verwerken van transacties.
Operationele wrijving
Vertragingen in het kaartsaldo leidde ertoe dat werknemers belangrijke aankopen soms niet op tijd konden doen.
Gebrek aan toezicht
Zonder realtime toezicht berustte strategisch uitgavenbeheer vooral op giswerk en nam het risico op misbruik toe.
Slechte samenwerking tussen teams
Het verkrijgen van saldo van buiten Bristol was traag en frustrerend. De systemen waren niet gebouwd om op afstand te functioneren.
De oplossing
Het finance-team had iets beters nodig. Een systeem dat eenvoudig te gebruiken was en hen zichtbaarheid en controle bood over hun zakelijke uitgaven. Na het overwegen van diverse opties kwam Pleo als beste uit de bus - zowel vanwege het product als de mensen daarachter.
"We zochten naar functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en een goede klantenservice. Pleo bood het allemaal, en de feedback van onze eindgebruikers is louter positief.” - Bartosz Zimniewicz, Finance Manager
De resultaten
In korte tijd heeft Pleo volledig veranderd hoe Second Step zijn saldo beheert, waardoor een operationele last van zes maanden achterstand is getransformeerd tot een effectief, eenvoudig en transparant proces.
Het finance-team bespaart een dag per week
Door de twee oude systemen te vervangen, bespaarde het finance-team één werkdag per week op handmatige taken. Die tijd gaat nu naar taken die meer opleveren voor het team.
Overtollige uitgaven zijn verleden tijd
Met Pleo’s tools voor budgetteren en live data wordt elke uitgave nauwlettend gevolgd. Wekelijkse saldo-updates houden iedereen op de hoogte, en overtollige uitgaven zijn nagenoeg verdwenen.
Vertrouwen in de cashflow
De favoriete functie van het finance-team: automatische opwaarderingen. Meer dan 100 actieve kaartgebruikers, en geen geweigerde betalingen meer.
Sterke en zelfstandige teams
Managers geven nu eenvoudig uit wat ze nodig hebben en wanneer. Ook kunnen ze dit duidelijker verantwoorden. Voor teams buiten Bristol maakt Pleo belangrijke aankopen zonder rompslomp beschikbaar, zodat teams niet onnodig tegen beperkingen aanlopen.