Utilizando Pleo - Second Step
Cómo Second Step acabó con un retraso de 6 meses en su conciliación gracias a Pleo
El reto
Second Step es una destacada organización benéfica de salud mental y bienestar con sede en Bristol, con más de 300 empleados que apoyan a comunidades en todo el suroeste inglés. Algunos de sus equipos trabajan de forma remota, a menudo en el campo y casi siempre lejos de la oficina. Eso hacía que los gastos fueran un desafío y controlarlos una auténtica odisea.
Para empezar, el departamento financiero estaba gestionando dos sistemas separados que requerían de mucho mantenimiento y que consumían mucho tiempo: tarjetas de crédito para los responsables de equipos y tarjetas prepago para el resto de miembros, ambos gestionados con herramientas prácticamente obsoletas. El resultado era una pesadilla administrativa (totalmente manual) que hacía que el equipo llevara seis meses de retraso en la conciliación.
Otros desafíos clave:
Atascos manuales
El departamento financiero pasaba un día entero cada semana recargando tarjetas y desenredando transacciones.
Fricciones operativas
Los retrasos en el saldo de la tarjeta implicaban que los empleados no pudieran hacer las compras que necesitaban, en el momento que las necesitaban.
Falta de supervisión
Sin una supervisión en tiempo real, la gestión del gasto estratégico se basaba en conjeturas y el riesgo de caer en un mal uso no paraba de aumentar.
Equipos desconectados
Acceder a los fondos desde fuera de Bristol era una tarea lenta y frustrante. Los sistemas no se adaptaban bien a los viajes.
La solución
El departamento financiero necesitaba algo mejor. Un sistema que fuera fácil de usar, les diera la visibilidad y el control que buscaban y además, eliminara las tareas administrativas. Después de considerar algunas opciones, Pleo fue la mejor alernativa, tanto por el software como por el equipo detrás de él.
"Buscábamos funcionalidad, facilidad de uso y un excelente servicio al cliente. Pleo lo cubrió todo y los comentarios de nuestros usuarios han sido muy positivos.” - Bartosz Zimniewicz, Director financiero
Los resultados
En poco tiempo, Pleo ha transformado por completo cómo Second Step gestiona sus fondos, convirtiendo un problema de “seis meses de retraso” en un proceso efectivo, simple y transparente.
Un día de trabajo completo recuperado para el equipo de finanzas
Al retirar sus dos antiguos sistemas, el departamento financiero recuperó un día completo de trabajo por semana. Ese tiempo ahora se dedica a tareas de mayor valor para todo el equipo.
El gasto excesivo, solucionado
Con las herramientas de presupuestos y los datos en vivo de Pleo, el gasto se controla de cerca. Las actualizaciones semanales del saldo mantienen a todos al día y los problemas con pasarse de presupuesto prácticamente han desaparecido.
Confianza en el flujo de caja
La herramienta favorita del departamento de finanzas: recargas automáticas. Más de 100 usuarios activos de tarjeta y ni un pago rechazado.
Equipos empoderados
Los responsables de equipos gastan lo que necesitan, cuando lo necesitan, con mucha más claridad. Para los equipos que están fuera de Bristol, Pleo hace que las compras sean instantáneas, sencillas y sin tareas administrativas.
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