Utiliser Pleo - Shellworks
Comment Shellworks gère plus de 80 factures par mois avec Pleo
Le défi
Fondée en 2019, la biotech Shellworks a pour mission de créer des emballages qui ne deviendront jamais des déchets. L’équipe londonienne est fière d'avoir développé le Vivomer, un matériau fabriqué par des microbes qui consomment de la matière végétale et la transforment, dans leurs cellules, en une substance semblable au plastique (un peu de la même façon que notre corps stocke les graisses). Vivomer offre toute l’expérience utilisateur que propose le plastique, mais, une fois jeté, il se décompose sans laisser de microplastiques derrière lui. De plus, il est entièrement végan et s’avère aussi très esthétique.
Bien sûr, pour faire connaître la magie du Vivomer et séduire l’industrie cosmétique, Shellworks a dû agrandir son équipe. Cette augmentation du personnel a abouti à davantage de dépenses, ce qui a conduit le cofondateur Amir Afshar à rechercher une solution de dépenses tout-en-un qui soulagerait l’équipe face aux défis rencontrés, notamment :
Une absence de stack technique
Pendant des années, Shellworks n'avait ni stack technique ni solution de gestion des dépenses en place. En l’absence d’une équipe finance officielle, Amir (avec l'aide de sa cofondatrice et de quelques comptables externes) tentait désespérément de faire correspondre les données entre Excel, les comptes bancaires de l’entreprise et les piles de reçus tenues par des élastiques. Sans surprise, il s’agissait d’un processus chronophage et en grande partie manuel.
Des dépenses incontrôlées
La croissance rapide de l’équipe a conduit Shellworks à accumuler plus de dépenses qu’elle ne pouvait en gérer. Achat de billets de train par la stratège en durabilité en vue d’une conférence sur les biomatériaux, commande d’outils par l'équipe d'ingénierie pour des développements internes… Les dépenses manuelles sont devenues un véritable casse-tête pour l’entreprise.
Une baisse de la productivité
Avant Pleo, la productivité était en baisse sur toute la ligne. En effet, l’équipe passait des heures à soumettre ses reçus (dont beaucoup se perdaient en cours de route), et Amir tentait de rassembler tous les détails à partir de divers tableurs. À cause du temps perdu sur ce genre de tâches manuelles laborieuses, Shellworks avait moins de temps à consacrer à son ambitieuse mission : éliminer les déchets plastiques.
La solution
Une solution de dépenses qui simplifie les finances de Shellworks, libérant du temps pour qu’Amir puisse collaborer avec le reste de l’entreprise afin de tendre vers un monde sans emballages plastiques.
« Il est encore plus important pour les start-ups de surveiller leurs dépenses à l’heure actuelle. Nous devons nous assurer que l’argent est alloué au bon endroit, afin d’avancer dans notre mission. » - Amir Afshar, cofondateur de Shellworks
Les résultats
Fatigué de passer jusqu’à trois jours par mois à gérer les dépenses, Amir était à la recherche d’une solution facile à mettre en œuvre, qui pourrait l’aider à s’assurer que l’argent était dépensé de la bonne manière.
Des amis et d’autres fondateurs lui ayant vivement recommandé Pleo, Amir y a inscrit Shellworks en juin 2022 et ne l’a jamais regretté depuis. Aujourd’hui, Pleo fait partie intégrante de la culture de l’entreprise, et l’équipe profite des avantages suivants :
Un gain considérable d’argent (et de temps)
Amir estime que Pleo a fait gagner à l’entreprise jusqu’à quatre jours par semaine sur l’ensemble de l’équipe. Si l’on tient compte du temps que les employés consacraient aux dépenses avant Pleo, cela représente des milliers de livres d’économies… et encore plus si l’on considère le cashback que Shellworks récolte grâce à Pleo (1 500 £, et ça n’est pas fini !).
Une meilleure prise de décisions
La possibilité de suivre les dépenses jusque dans les moindres détails a permis à Amir et à sa cofondatrice de prendre des décisions commerciales plus avisées. Il apprécie particulièrement le fait de pouvoir associer les achats à des projets spécifiques, car cela aide l’entreprise à voir dans quels domaines elle dépense le plus et quels projets sont les plus coûteux, afin de limiter les paiements inutiles.
Une facturation simplissime
Lorsqu’on paie et gère plus de 1 000 factures, le processus doit être aussi fluide que possible. Grâce à Pleo, Amir peut traiter toutes les factures au sein d’une seule plateforme, pour s’assurer qu’aucun paiement ne passe inaperçu (le menu déroulant qui lui montre l’historique des fournisseurs est un vrai bonus).
Une implémentation facile
Pleo est si ancré dans la vie quotidienne de Shellworks que regarder le tutoriel d’implémentation est l’une des premières étapes pour chaque nouvel arrivant. Les 16 employés disposent d’une carte avec des limites de dépenses personnalisées, ce qui permet à l’équipe d’économiser beaucoup de temps et d’énergie, en évitant d’avoir à évaluer chaque achat. Le processus d’implémentation prend moins de cinq minutes, et les cartes virtuelles permettent aux employés de dépenser avant même l’arrivée de leur carte physique par courrier. Ils se sentent alors en confiance pour gérer leurs propres flux de travail dans les limites fixées par les responsables.
Davantage de temps pour se concentrer sur la mission
Puisqu’il n’a plus besoin de passer autant de temps à gérer les finances de l’entreprise, Amir peut à présent se concentrer sur ce qu’il essaie de construire. L’équipe a déjà remplacé 30 tonnes de plastique pétrolier par des emballages Vivomer, et Pleo l’aide à avoir un impact encore plus important au jour le jour.