Utiliser Pleo - Second Step
Comment Second Step a rattrapé 6 mois de rapprochement comptable en retard grâce à Pleo
Le défi
Second Step est une organisation caritative de premier plan basée à Bristol et dédiée à la santé mentale et au bien-être. Ses plus de 300 employés proposent du soutien aux communautés dans tout le sud-ouest de l’Angleterre. Certaines équipes travaillent à distance, souvent sur le terrain et loin du QG. Cette situation rendait la gestion des dépenses difficile, et leur contrôle encore plus compliqué.
Tout d’abord, l’équipe finance opérait deux systèmes distincts qui demandaient beaucoup de maintenance et de temps : d’un côté, des cartes de crédit pour les managers et, de l’autre, des cartes prépayées pour les équipes, le tout relié à des outils obsolètes. Le résultat ? Un cauchemar administratif avec énormément de traitement manuel : l’équipe avait six mois de retard sur le rapprochement comptable.
D’autres défis majeurs se posaient :
Des goulots d’étranglement manuels
L'équipe finance passait une journée entière par semaine à recharger les cartes et à passer en revue les transactions.
Pas assez de fluidité opérationnelle
Les délais de rechargement des cartes empêchaient les employés d’effectuer les achats nécessaires en temps voulu.
Un manque de supervision
Sans supervision en temps réel, la gestion stratégique des dépenses s’apparentait à un travail de divination, et les risque de dépenses inconsidérées augmentaient.
Des équipes déconnectées
L’accès aux fonds en dehors de Bristol était poussif et frustrant. Les systèmes ne fonctionnaient pas correctement pour les déplacements.
La solution
L’équipe finance avait besoin d’une meilleure solution. Un système facile à utiliser, qui lui donnerait la visibilité et le contrôle qu’elle recherchait et éliminerait les tâches administratives. Après avoir envisagé plusieurs options, l’équipe a choisi Pleo, à la fois pour son produit et pour son personnel.
« Nous recherchions un outil fonctionnel, une facilité d’utilisation et un excellent service client. Pleo cochait toutes les cases, et les retours de nos utilisateurs n’ont été que positifs. » - Bartosz Zimniewicz, responsable finance
Les résultats
En peu de temps, Pleo a complètement révolutionné la manière dont Second Step gère ses fonds caritatifs, transformant une lourde charge opérationnelle accompagnée de six mois de retard en un processus efficace, simple et transparent.
Un jour par semaine de gagné pour l’équipe finance
En abandonnant les deux anciens systèmes, l’équipe finance a gagné une journée entière de travail par semaine. Ce temps est désormais consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée au sein de l’équipe.
Une solution aux dépenses excessives
Avec les outils de budgétisation et les données en temps réel de Pleo, les dépenses sont étroitement surveillées. Les mises à jour hebdomadaires sur le solde permettent d’informer tout le monde, et les problèmes de dépassement de budget ont presque disparu.
Des flux de trésorerie fiables
La fonctionnalité préférée de l'équipe finance : les recharges automatiques. Malgré plus de 100 utilisateurs de carte actifs, plus aucun paiement n’est refusé.
Des équipes autonomes
Les managers dépensent désormais ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, avec une responsabilité plus claire. Pour les équipes hors de Bristol, Pleo permet aux achats essentiels d’être instantanés, fluides et dénués de démarches administratives.